Trochę o “work”, a trochę o “balance” – urlopowa checklista

Piątek, godzina 15:45. Spoglądam na ekran laptopa. Slack ucichł, zero notyfikacji. Stan wiadomości mailowych nieodczytanych również 0. Wygląda na to, że wszystko ogarnięte. Zamykam więc laptopa i rozpoczynam urlop. A nie, wróć! Jeszcze autoresponder.

Autorką artykułu jest Karolina Kabat. Od kilku lat zawodowo związana z obszarem HR, aktualnie w branży IT. Na co dzień zgłębia dobre praktyki zarządzania projektami. Oprócz tego, od niedawna poświęca uwagę tematyce visual thinking, czyli jak wykorzystywać zróżnicowane kanały komunikacji w codziennej pracy. Prywatnie miłośniczka roślin, ziołolecznictwa oraz herbat z całego świata. 


To najpierw o “balance”

Jesteśmy w środku sezonu wakacyjnego. W związku z globalną “covidową” sytuacją w tym roku jest on dość nietypowy, więc tym bardziej warto pochylić się nad tematem urlopu.

Dla wielu firm ostatnie kilka miesięcy bazowało głównie na pracy zdalnej. Powstał niejeden webinar i artykuł (odsyłam do Socjomanii) dotyczący tego, jak pracować z domu czy jak zachować balans, jeżeli praca i życie prywatne rozgrywają się na tych samych metrach kwadratowych. Skoro użyłam słowa balans, to najprawdopodobniej pojawił się w twojej głowie trop “work-life balance”, czyli najprościej mówiąc “how much you work, how much you play”.  

W tym miejscu warto spojrzeć na badanie przeprowadzone przez OECD (Organisation for Economic Co-operation and Development) nad Better Life Index. Jednym ze składowych indeksu ogólnego zadowolenia z życia jest wskaźnik work-life balance. Jak wypadliśmy w tym badaniu? Polscy pracownicy pełnoetatowi poświęcają średnio 60% swojego dnia, czyli 14,4 godziny, na personal care (jedzenie, spanie itp.) oraz leisure (spotkania towarzyskie z przyjaciółmi i rodziną, hobby, gry, korzystanie z komputera i telewizji itp.) reasumując, znajdujemy się nieco poniżej średniej OECD, która wynosi 15 godzin. Plasuje nas to na 31 pozycji na 40 państw biorących udział w badaniu. Na szczycie listy są Włochy i Francja z wynikiem ponad 16 godzin, a na samym dole rankingu Kolumbia z wynikiem 12 godzin. Do którego kraju najbardziej pasuje Twój styl życia?

A teraz o “work” 

No i nadeszła wreszcie ta chwila. Przed Tobą dwutygodniowy urlop (Kodeks Pracy Art. 162. Na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części. W takim jednak przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.) O tym, jak można przygotować się do urlopu, napiszę z własnej perspektywy, czyli osoby pracującej w zespole HR. Myślę, że poniższe zagadnienia są na tyle uniwersalne, że każdy będzie mógł zabrać coś dla siebie. 

1. Wybierz swoje ulubione narzędzie do zrobienia checklisty

Ja osobiście używam aplikacji Google Keep. To one source of truth, które wizualnie utwierdza mnie w przekonaniu, że niczego nie pominęłam. Przy okazji muszę dodać, że odhaczanie zadań może być bardzo satysfakcjonujące. Notatki z Google Keep możesz również udostępniać oraz zapraszać do ich edycji innych użytkowników.

2. Zidentyfikuj osoby, z którymi jesteś w kontakcie na co dzień

Teraz tworzę sticky notes w Google Keep dedykowane danej osobie lub zespołowi, z którym współpracuję.

3. Przypisz zadania do poszczególnych osób/zespołów

Teraz czas na to. aby zastanowić się nad zadaniami, które powinny wyjść na pierwszy plan przed urlopem. “Domknięcie” procesu rekrutacyjnego lub otwarcie nowego, 1:1 z managerem/pracownikiem, projekty międzyzespołowe czy uzupełnienie costplaningu. Zapisz wszystko to, co pozwoli pozostawić sprawy wymagające Twoich decyzji odhaczone z listy.

4. Odpowiednio wcześnie poinformuj o Twojej nieobecności

Dając znać w poniedziałek, że przed Tobą ostatnie pięć dni pracy przed urlopem, zapewniasz sobie i innym możliwość do pełnej mobilizacji, aby pozamykać rozpoczęte sprawy. Dodatkowo daj znać Hiring Managerom, kto z zespołu przejmuje poszczególne procesy rekrutacyjne. Może zdarzyć się tak, że niektóre osoby jeszcze ze sobą nie pracowały i potrzebne będzie spotkanie zapoznawcze. Pewne zadania wymagają poznania kontekstu, dlatego odpowiednio wczesne omówienie ich pozwoli osobie przejmującej zadania również pewniej się z nimi poczuć. Osobiście lubię dać sobie dwa tygodnie dla siebie na przestawienie się w mood “domykacza” otwartych spraw. Wszystko zależy od tego, ile akurat masz zadań, a zdarza się, że jak na złość parę dni przed urlopem zadania zaczynają się bardziej mnożyć niż dzielić. 

5. Kontakt z kandydatem

Zawszę daję znać kandydatom, którzy są w trakcie procesu rekrutacyjnego, że mnie nie będzie. Krótki mail z informacją na temat tego, kto będzie punktem kontaktu podczas mojej nieobecności, pozwoli utrzymać dobry candidate experience. Tę samą zasadę stosuję w przypadku zewnętrznych partnerów, z którymi akurat współpracuję. 

6. ATS

Narzędzie do zarządzania procesami rekrutacyjnymi powinno być najpewniejszym źródłem informacji. Upewnij się zatem, czy są tam wszystkie feedbacki, daty spotkań, komentarze dotyczące kandydatów i ich statusów w procesach. 

7. “Dziękuję za wiadomość. Obecnie znajduję się na urlopie…”

“Zwrotka” w mailu powinna wskazywać, z kim się skontaktować w razie sytuacji, które wymagają szybkiej reakcji. Jeżeli nie ma takiej jednej osoby, to do kontaktu dodaj mail zespołowy. Warto podejść do tego tematu nieszablonowo i zakończyć wiadomość zabiegiem call to action: “Podczas oczekiwania na mój powrót zachęcam do zapoznania się z naszym profilem na FB/kanałem na YouTube/blogiem firmowym, w którym znajdziesz informacje na temat  (…)”. 

8. W firmowym kalendarzu wyklikaj out of office i dodaj opis w wewnętrznym komunikatorze (włącz snooze na Slacku!). 

Co firma, to inne praktyki związane z informowaniem o nieobecności. Jeżeli korzystasz z komunikatora wewnętrznego, warto ustawić sobie na swoim profilu opis informujący o urlopie (“PTO until 20/08”, “Urlop – wracam 20/08”). Szczególnie teraz, gdy część z nas pracuje zdalnie, komunikator będzie jednym z pierwszych miejsc, w których ktoś będzie próbował się z Tobą skontaktować. Jeżeli korzystacie w organizacji z kalendarza spotkań (jak Google Calendar), warto zabookować tam sobie czas urlopowy odpowiednio wcześnie (dwa tygodnie). Dzięki temu, gdy ktoś będzie chciał zorganizować w tym terminie spotkanie, otrzyma już wcześniej sygnał, że nie będzie Ciebie na miejscu. 

9. “No to co się działo?”

Zarezerwuj dodatkowy czas oprócz daily/weekly w kalendarzu dla siebie i zespołu, aby porozmawiać o tym, co się wydarzyło podczas Twojej nieobecności. 

10. “Sounds like a plan?”

No pewnie! Powyższa checklista pomoże zminimalizować ryzyko wystąpienia pewnych  sytuacji, o których akurat pomyślałeś/pomyślałaś w danym momencie. Wiesz, jak jest nie zaplanujesz nieoczekiwanego, więc tutaj do akcji wchodzi Twój Team. Kiedyś przeczytałam zdanie w artykule dotyczącym przygotowania pracy do urlopu, aby “pozwolić sobie dać się zastąpić”. 

 

To teraz moment na głęboki oddech i… można zaczynać urlop!


Zdjęcie główne artykułu pochodzi z unsplash.com.