rozmowa o zwolnieniu

HRakterna środa – jak rozstać się z pracownikiem i jednocześnie mu pomóc

Jest kryzys. Każdy z nas to odczuwa go w większy lub mniejszy sposób. Niestety konsekwencjami rozwoju wydarzeń związanych z koronawirusem bardzo często są zwolnienia. Mechanizm jest prosty: nasi klienci się wycofują, każdy oszczędza i stara się ograniczyć do minimum pod względem kosztów prowadzenia firmy i działalności. 

Anna Lipnicka. HR Manager w Applover, full-stack digital agency z Wrocławia. Psycholog biznesu, od 6 lat prowadzi szkolenia z tzw. umiejętności miękkich w branżach takich jak: IT, medycynie czy edukacji. Jej ulubione tematy szkoleń to: Stres i jak poradzić z nim sobie w pracy, Prewencja przed cyberprzemocą, Efektywny feedback oraz Odpowiednie kształtowanie nawyków. Wiceprezeska fundacji Miej Więcej, której misja polega na tym, aby dawać wsparcie innym i pomagać ludziom w realizowaniu ich własnych dróg rozwoju.


Liczba zamówień spada, ale liczba pracowników jest taka sama, a przecież wszystkim trzeba zapewnić wypłatę do 10-tego. Tego typu sytuacje generują ogromny stres zarówno ze strony pracodawcy, jak i pracownika. Zwolnienia pracowników będą niestety się zdarzać – często wbrew woli pracodawcy, jako wyjście ostateczne. 

Według badań psychologicznych poczucie kontroli pozytywnie wpływa na obniżenie poziomu kortyzolu we krwi, który jest tzw. hormonem stresu. Jak to przekłada się na nasze życie? W sytuacjach, które są dla nas dużym źródłem stresu zawsze warto znaleźć choćby najmniejszą rzecz, nad którą mamy kontrolę. 

Wracając do tematu, ta zależność dotyczy zarówno pracodawcy, dla którego cała sytuacja jest mocno stresująca, ale przede wszystkim dla pracownika, który dowiadując się, że traci pracę i może poczuć, że jego świat się załamuje. I jest to jak najbardziej zrozumiała reakcja. Co więc możemy zrobić ze strony pracodawcy, aby zapewnić sobie kontrolę nad daną sytuacją i stawić jej czoła, pamiętając jednocześnie o naszym pracowniku?

Jak przeprowadzić rozmowę, podczas której będziemy kogoś zwalniać?

Okazuje się, że w związku z ogólnoświatowym kryzysem nie jesteś w stanie zatrzymać w swoim zespole wszystkich pracowników. Gdyby nie ta sytuacja nikt nie musiałby odchodzić z firmy. Fakty są jednak takie, że niestety musisz to zrobić. Czujesz się z tym bardzo niekomfortowo, ponieważ lubisz swoich współpracowników a co najważniejsze, są to świetni fachowcy, bardzo często wyszkoleni co również wiązało się z kosztami i inwestycją czasu, dlatego najchętniej zatrzymałbyś cały zespół. 

Najważniejsze w tej sytuacji jest odpowiednie przygotowanie się do rozmowy, która z pewnością nie będzie łatwa. Przygotowanie to już kolejny krok do wspomnianego wcześniej poczucia kontroli. W warunkach “normalnych” przed koronawirusem powinniśmy zadbać, aby rozmowa odbyła się “twarzą w twarz”, w miejscu, gdzie nikt nie będzie nam przeszkadzał. Niestety w dobie epidemii, bardzo często nie mamy takiej możliwości a więc pozostaje nam rozmowa poprzez narzędzia, jak Skype czy Hangouts. 

Rzeczą, którą zdecydowanie odradzamy jest forma pisemna np. wiadomość email, przekazanie informacji na Slacku czy rozmowa telefoniczna. Nasz rozmówca może odebrać to jako brak szacunku z naszej strony. I słusznie -– ma prawo tak uważać. Zdarza się przecież, że zwalniane osoby wypowiadają się negatywnie o poprzednim pracodawcy. Nawet wtedy, kiedy obiektywnie rzecz biorąc podobała im się wykonywana praca. Dlaczego tak się dzieje? Powodem może być m.in. sposób przekazania wiadomości. 

Efekt świeżości

W psychologii mówi się o efekcie świeżości. Jak on działa w praktyce? Najlepiej pamiętamy te informacje, które napłynęły do nas jako “ostatnie”. A więc, w tym wypadku będzie to rozmowa, podczas której pracownik dowiaduje się, że nie ma dla niego dłużej miejsca w firmie. Jeśli ta rozmowa zostanie przeprowadzona w sposób niedbały, bez poszanowania drugiej osoby, to właśnie to zapamięta nasz były pracownik. Może to spowodować u niego gniew i rozżalenie i to właśnie tymi emocjami będzie się dzielił opowiadając o naszej firmie. 

Podstawą jest zapewnienie osobie, którą musisz zwolnić, poczucia, że bardzo ją szanujesz i dlatego odpowiednio się do tej rozmowy przygotowałeś. To również jest bardzo ważne dla Ciebie i tego, w jaki sposób będziesz o sobie myślał w przyszłości. Dzięki temu będziesz miał poczucie, że zrobiłeś wszystko co w Twojej mocy, aby uniknąć tej sytuacji, a następnie, że zrobiłeś wszystko, aby pomóc i ułatwić ten ciężki moment zwalnianej osobie. 

Oczywiście nie zalecamy sztywnego scenariusza takiej rozmowy czy gotowych zdań, ponieważ każdy z nas jest inny i reagujemy bardzo różnie, dlatego nie jestesmy w stanie w 100% przewidzieć tego, jak zachowa się osoba, którą mamy zwolnić. Mimo wszystko polecam przygotować wcześniej plan wypowiedzi. Dlaczego to takie ważne? 

Powód jest bardzo prosty, chodzi o to, aby nie pominąć niczego, co może być istotne dla naszego rozmówcy. Nie musimy pisać gotowych zdań, ale możemy wypisać podpunkty, które będziemy chcieli poruszyć w trakcie rozmowy. Na liście powinny się znaleźć np. takie punkty jak:

  • co cenimy w danym pracowniku i jak nam się do tej pory z nim pracowało, 
  • konkretne wyjaśnienie powodu zwolnienia, 
  • sprawy formalne (zaległe urlopy, rozliczenia, zdanie sprzętu),
  • w jaki sposób możemy mu pomóc w znalezieniu nowej pracy (o tym w dalszej części artykułu).

Te podpunkty będą swego rodzaju drogą naszej wypowiedzi i pomocą w tym, abyśmy nie pominęli informacji, która może być bardzo istotna dla nas lub osoby, z którą rozmawiamy. Nie zapominajmy też o dokładnym ustaleniu spraw formalnych, tak by każdy członek zespołu mógł poczuć się “zaopiekowany” i nie musiał się niezręcznie dopytywać np. o rozliczenie zaległego urlopu następnego dnia, gdy pierwsze emocje opadną.

Odpowiednie przygotowanie się do takiej trudnej rozmowy daje nam swego rodzaju poczucie kontroli. Nasza wypowiedź będzie bardziej klarowna i zrozumiała. Co więcej – nasza postawa świadczy o tym, że bardzo szanujemy rozmówcę, odpowiednio przygotowując się do tego wydarzenia.

Jak możemy pomóc pracownikowi, którego musimy zwolnić?

Czy jako pracodawca mamy możliwość pomóc byłemu już pracownikowi? Oczywiście! Sposobów jest kilka. Pierwszy i najważniejszy? Pomoc w znalezieniu nowej pracy. 

1. Polecenie byłego pracownika na portalach takich jak LinkedIn oraz grupach facebookowych dotyczących danej profesji czy branży

Tak naprawdę jest to ogromna pomoc z naszej strony. System poleceń mocno sprawdza się w sprzedaży, ale również w sytuacji, kiedy szukamy pracownika. Tradycyjny proces rekrutacji może trwać bardzo długo, czasami nawet kilka miesięcy w zależności od stanowiska. Kiedy ktoś, kogo znamy i szanujemy poleca nam konkretną osobę wiemy, że nie jest to ktoś przypadkowy. 

Dodatkowo, zawsze możemy zadzwonić do dawnego pracodawcy i dopytać o dodatkowe informacje. Jaki miała kontakt z innymi pracownikami, jak wykonywała swoje obowiązki itp. Te informacje “z pierwszej ręki” są nieocenioną wartością na rynku pracy i wiele osób szczególnie w środowisku IT chętniej będzie chciało zatrudnić kogoś, kogo poleca jego znajomy albo szanowany w branży manager zespołu. 

Taka osoba budzi większe zaufanie i utwierdza nas w przekonaniu, że to po prostu bardzo dobry pracownik. Niejednokrotnie zdarza się również, że takie osoby nie muszą nawet przechodzić całego procesu rekrutacji. A więc, kiedy tylko jest taka możliwość korzystajmy z niej. 

Dodatkowo nie zapomnijmy o wystawieniu rekomendacji na profilu pracownika na LinkedIn. Taka rekomendacja może mu pomóc w dłuższej perspektywie, nie tylko w obecnym szybkim poszukiwaniu pracy. Jeśli pracownik ma na swoim profilu wykaz umiejętności, możemy je również potwierdzić, jeszcze mocniej uwiarygadniając jego profil. 

2. Bezpośrednia rozmowa telefoniczna ze znajomymi z innych firm, opowiedzenie o sytuacji, która zmusiłą nas do zwolnienia jednej lub większej grupy osób i zarekomendowanie naszych byłych już pracowników

Działa to bardzo podobnie jak punkt wyżej, z tą różnicą, że zapewne mamy w głowie potencjalne osoby, o których wiemy, że mogą być zainteresowane, aby przejąć naszych pracowników. Wciąż na szczęście są organizacje, które rekrutują, więc skontaktujmy się z nimi. Tak naprawdę pozytywne skutki mogą być obustronne. Przede wszystkim jest to wielka pomoc dla osób, które musiały odejść z naszej firmy. Dzięki temu mogą zdobyć szybko nową pracę i ich sytuacja finansowa nie ucierpi tak mocno, jakby mogła.

W ten sposób pomagamy też drugiej firmie dostarczając jej sprawdzonego pracownika, którego wcześniej przeszkoliliśmy i możemy poręczyć za jego doświadczenie i profesjonalizm. Jest to swego rodzaju akt dobrej woli, a jak wiemy, według reguły wzajemności – możliwe, że za jakiś czas, ktoś będzie mógł wesprzeć nas – karma wraca.

3. Pomoc w napisaniu CV

Wesprzyjmy naszych byłych pracowników i w tym procesie. Ustalmy z działem HR konkretne wsparcie w pisaniu CV, może napisaniu listu motywacyjnego (są jeszcze firmy, które go wymagają), dopracowania informacji upublicznionych na naszym profilu na LinkedIn. 

HR-owcy, którzy zajmują się rekrutacją doskonale wiedzą, jak powinno wyglądać dobre i czytelne CV, które zwraca uwagę na pracownika i zachęca do zaproszenia go do procesu rekrutacyjnego. 

Tak naprawdę taka pomoc niewiele nas kosztuje a pokazuje, że podchodzimy do tematu poważnie i że zwyczajnie zależy nam na naszym pracowniku jako człowieku. 

4. Wystawmy referencje zwolnionym członkom zespołu

Referencje to nic innego jak osobiste poświadczenie, że polecamy naszego pracownika. Są niezwykle pomocne, szczególnie jeśli podamy tam również nasze namiary (numer telefonu lub adres e-mail) po to, aby adresat mógł do nas napisać lub zadzwonić i osobiście zapytać się o polecaną osobę. 

Dobrze napisane referencje mogą sprawić, że osoba, której dotyczą podobnie jak w przypadku naszego osobistego polecenia – nie będzie musiała np. przechodzić całego procesu rekrutacyjnego. To również spore ułatwienie dla innych firm, które dzięki oszczędności na długim procesie rekrutacyjnym, mogą szybko zatrudnić konkretnego specjalistę i działać sprawnie, co jest tak istotne w obecnych czasach. 

W Applover, wielokrotnie zatrudnialiśmy osoby z polecenia innych i potwierdzamy, że polecenia wiele usprawniają. Dzięki nim szybciej możemy przejść do konkretów z kandydatem i szybciej podjąć decyzję o jego zatrudnieniu. Trzeba pamiętać, że proces rekrutacyjny to również koszt dla pracodawcy, a skoro możemy go usprawnić innym, możemy liczyć, że sytuacja gospodarcza szybciej wróci do normy. 

W liście referencyjnym skupmy się na tym, aby przedstawić pracownika w jak najlepszym świetle, pamiętając jednak, aby nie podawać tam informacji, których nie jesteśmy pewni albo, które są na wyrost. Tego typu działania mogą mu zaszkodzić. Unikajmy tego i pozostańmy wierni prawdzie.

5. Podsumowanie i cel: nie palić mostów, podtrzymać relację

Podsumowując, najważniejszym naszym celem jest to, aby pomóc zwolnionej osobie utrzymując przy tym wcześniej wypracowaną relację. Co to znaczy? Odezwijmy się do danej osobie po jakimś czasie – np. po 2 czy 3 tygodniach i zapytajmy o postępy w szukaniu pracy, samopoczucie. 

Kiedy za jakiś czas będziemy organizować imprezę dla pracowników – zaprośmy tych, z którymi musieliśmy się pożegnać. Możemy też napisać do takiej osoby, jak sobie radzi, albo czy podoba jej się w nowej pracy. Chodzi o to, aby okazać zainteresowanie. To bardzo dobrze wpływa na nasze relację, ale również na morale pozostałych pracowników, na których również bardzo nam zależy. 

Dlaczego warto utrzymywać relacje z byłymi pracownikami? Pamiętajmy, że za jakiś czas kryzys się skończy i jest duże prawdopodobieństwo, że będziemy szukać do naszej firmy nowych talentów. Może okazać się, że nasi poprzedni pracownicy będą bardziej skorzy do nas wrócić lub polecić kolegę/ koleżankę, jeśli pomożemy im wcześniej nie paląc mostów niż gdybyśmy ich zostawili samych sobie. 

Bądźmy ludźmi i potraktujmy każdą zwalnianą osobę tak, jakbyśmy sami chcieli zostać potraktowani w podobnej sytuacji

Na koniec pamiętajmy, że każdy z nas może się znaleźć kiedyś w podbramkowej sytuacji i że świat jest mały. Może się zdarzyć, że za rok nasz były pracownik będzie naszym klientem, albo będzie decydował o tym, czy skorzystać z usług naszej firmy czy też nie. Dobra relacja może wpłynąć wówczas na to, czy będziemy mogli zarabiać i rozwijać nasz biznes, czy niekoniecznie. 

Mimo ogromnego wyzwania, jakie postawiła przed nami pandemia COVID-19 oraz kryzys, bądźmy ludźmi, którzy traktują innych tak jak sami by chcieli być potraktowani w podobnej sytuacji. 

A jeśli zostałeś zmuszony zredukować etaty w swoim dziale IT, możesz odezwać się bezpośrednio do mnie – w Applover wciąż rekrutujemy mobile developerów, a ja chętnie pomogę w znalezieniu pracy Twoim pracownikom. 


Zdjęcie główne artykułu pochodzi z unsplash.com.