HRakterna środa – jak zaplanować pierwszy dzień w pracy

Pierwszy dzień w pracy to najczęściej bulgoczący wywar, składający się z ekscytacji, stresu, dużej dozy nowości i nieznanego. Dla pracodawcy zaplanowanie go to szansa na odpowiednie doprawienie dania. Jak zwykle – to, co można uznać za sukces, zależy od potrzeb i profilu organizacji, ciężko więc mówić o jednym i niezmiennym przepisie na pierwszy dzień dla wszystkich. Nie stoi to jednak na przeszkodzie, żeby poszerzać wiedzę na ten temat i zastanawiać się, o jakie elementy warto zadbać. 

Dlatego w tym artykule znajdziecie 10 kroków do udanego pierwszego dnia w pracy, które można rozbudować o kolejne, zgodne ze strategią organizacji.

Paulina Leja. Specjalistka do spraw rekrutacji IT i employer brandingu w NeuroSYS. Uwielbia kontakt z ludźmi i relacje społeczne. Chce zastanawiać się nad tym jak świat powinien wyglądać, a następnie takim go tworzyć. Właśnie tę misję codziennie realizuje jako HR-owiec z wyboru. Bardzo ceni podejście projektowe oraz elastyczność w pracy. Karierę zawodową rozpoczynała w firmie outsourcingowej, następnie skoncentrowała się na działalności w software house’ach.


Onboarding, a pierwszy dzień

Pierwszy dzień pracy, to część większego procesu jakim jest onboarding, czyli wdrażanie nowego pracownika. Onboarding jako całość, to ogromny temat, na który składa się wiele elementów, dlatego pierwszy dzień w pracy warto projektować jako część całości, pamiętając o celach samego wdrożenia (które można i powinno się mierzyć!). Start pracy nowej osoby poprzedza etap komunikacji, po przyjętej ofercie, a przed jego przyjściem. Dalsza część onboardingu zależy od tego jak proces jest zaprojektowany. 

Jeżeli w Twojej firmie onboarding jest już zaimplementowany – warto szczególnie przyglądać się pierwszemu dniowi – jest on kluczowy, jako pierwsza styczność członka zespołu z całą organizacją. Jeżeli całe wdrożenie kuleje, a nie ma czasu na strategiczne podejście – można skupić się na tym wycinku, a zbierając feedback od nowych osób w organizacji, zbierać dane, w oparciu, o które można zbudować rozwiązanie szyte na miarę.  

Kompas

Realizując projekt jakim jest stworzenie pierwszego dnia w pracy, warto pamiętać o trzech aspektach.

1. Personalizacja

Każdy pracownik zasługuje na indywidualne podejście, na miarę jego czy jej potrzeb. Organizacja zatrudniając kandydata powinna zdawać sobie sprawę w jakie obszary należy szczególnie inwestować – czy to ze względu na szczególnie wymagające kwestie wewnątrzfirmowe czy ewentualnych braków pracownika. To pozwoli na dostosowanie działań, tak by wdrożenie przebiegło skutecznie i bez przeszkód. O ile kwestie wewnętrzne trzeba zaprojektować z uwzględnieniem specyfiki organizacji, to można założyć, że osoba która z małej firmy wkracza w świat korporacji, będzie miała większe problemy z obsługą narzędzi, niż taka, dla której jest to trzeci duży pracodawca.

2. Empatyzacja

Pierwszy dzień jest stresującym przeżyciem i nie można o tym zapomnieć. Dlatego należy starać się podejmować działania, które mogą ułatwić nowej osobie poznanie zespołu, szefa, zrozumienie zadań, które przed nim stoją (a nie: zasypanie nimi). Co mogłoby sprawić, żeby ten dzień był przyjemny? Lepszy? Takie pytanie warto stawiać i szukać na nie odpowiedzi. 

3. Osiąganie celów 

Jak każdy proces, zarówno onboarding, jak i pierwszy dzień powinien służyć konkretnemu celowi. Oczywiście jest nim wprowadzenie pracownika do organizacji, jednak można i należy stawiać mierzalne cele poboczne. Może to być znajomość wartości firmy, a może być to budowanie wizerunku organizacji lub nastawienie na szybkie wejście członka zespołu w projekt. W zależności od zdefiniowanych wyzwań, można budować proces, a także pierwszy dzień. 

Przygotowanie

Przed przyjściem nowego pracownika, HR musi zadbać o dwie kwestie. 

Po pierwsze, należy stworzyć agendę, która zostanie przesłana do pracownika. Dzięki temu poziom niepewności tego, jak pierwszy dzień będzie wyglądał spadnie, a tym samym poczuje się on bardziej komfortowo. 

Po drugie, zadbać o przygotowanie stanowiska pracy. Na pracownika biurowego pierwszego dnia powinno czekać biurko, komputer, a na nim klucze dostępu, niezbędne wyposażenie, takie jak na przykład notes i długopis. Jeżeli nie będzie przewidzianego osobnego spotkania, również powinny się tam znaleźć wszelkie dokumenty, tak żeby pracownik miał szansę się z nimi zapoznać i nie musiał ich kompletować. 

Miłym gestem jest welcome pack, w którym znaleźć można obrandowane gadżety. Świetnym zwyczajem jest również zachęcanie wszystkich pracowników lub całego zespołu, na umieszczenie na biurku postitów z przywitaniem i życzeniami powodzenia. Dzięki temu pracownicy będą przygotowani na to, że pojawi się w zespole ktoś nowy, a sam pracownik poczuje się oczekiwany. 

Wydaje się to oczywiste, ale warto wspomnieć, że pracownik powinien wiedzieć do kogo przyjdzie i kto zajmie się nim w pierwszych chwilach pracy – zwłaszcza jeżeli ma to być ktoś inny niż osoba, która wymieniała z pracownikiem korespondencję. 

Pierwszy dzień w 10. krokach

1. Czas start – moje miejsce 

Najlepiej zacząć od pokazania pracownikowi stanowiska pracy. Dzięki temu poczuje, że ma swoje miejsce w firmie. Osoba, która go przyjmuje powinna wskazać, gdzie ona siedzi, tak żeby w razie problemów, z łatwością mógł ją namierzyć i poprosić o pomoc. 

2. Oprowadzenie po biurze

Warto pomóc nowej osobie zorientować się w przestrzeni. Nie chodzi tu tylko o pokazanie, gdzie jest salka konferencyjna, a gdzie chill room. Ważniejsze jest to, żeby pracownik nie poczuł się zagubiony, niezależnie czy będzie chciał zrobić sobie kawę, zobaczy ciasto na stole w kuchni, czy będzie chciał skoczyć do toalety. 

3. Dostępy i intranet

Po krótkim tourze po biurze, warto dać czas pracownikowi, żeby zalogował się do sieci i do niezbędnych narzędzi takich jak wewnętrzny komunikator. To też świetny moment, żeby pracownik zapoznał się z handbookiem, intranetem i/lub newsletterem. Dzięki temu będzie mógł w swoim tempie zapoznać się z istotnymi dla firmy informacjami, a być może też połączyć pierwsze twarze ze zdjęć z imionami.

4. Niech wiedzą!

Jak tylko pracownik pojawi się na firmowym komunikatorze lub innym narzędziu służącym do bieżącej komunikacji, warto go oficjalnie powitać. To pozwoli na skuteczny obieg informacji, o powiększeniu się zespołu, może to też być okazja do nawiązania pierwszych interakcji. 

5. Szkolenia obowiązkowe 

Czasem przed przystąpieniem do obowiązków, pracownik musi odbyć niezbędne szkolenia. Często jest to BHP, jednak w zależności od branży i stanowiska, mogą pojawić się inne konieczne do odbycia kursy, których nie można pominąć.

6. Misja, wizja, strategia i kultura 

Pierwszy dzień to idealny moment na pokazanie kim jesteśmy i co robimy dużo dobitniej, niż podczas procesu rekrutacyjnego. Warto omówić, co jest w firmie ważne, na co zwraca się uwagę, jakie są zwyczaje. Dzięki temu taka osoba dużo szybciej poczuje się swobodniej w miejscu pracy i że do niego przynależy. 

Takie wdrażanie może odbyć się w formie szkolenia, spotkania z prezesem, dedykowanych artykułów czy video. Choć dobrego przykładu nie znalazłam, na pewno można też wykorzystać do tego gry, a pewnie kreatywność nie pozwoliła firmom na tym skończyć. I choć to jak informacje będą przekazane jest najbardziej istotne, liczy się efekt – czyli to, żeby kandydat wiedział, do jakiego miejsca trafił. 

7. Procedury, narzędzia i struktura organizacyjna

Co zrobić, żeby dostać wypłatę? Kiedy mogę wziąć wolne i jak to zrobić? Jak używać tego narzędzia, na którym wszyscy pracują? Takich pytań pierwszego dnia jest mnóstwo, ale po kilku, kilkunastu “pierwszych dniach” można zauważyć, że dużo z nich się powtarza. Dlatego świetnie sprawdzi się szkolenie, w którym zawarte będą odpowiedzi na nurtujące pytania. 

Jest to też dobry sposób na poznanie osoby, do której można zwrócić się o pomoc i dopisanie do listy kolejnej znajomej twarzy w biurze, której imię się pamięta. Ważne jest także to, żeby uważnie wybrać osobę, która będzie budowała wizerunek firmy w oczach nowych pracowników. 

8. Lunch! 

W nawale informacji, nowych twarzy i miejsc, trzeba zaplanować przerwę na obiad. Jeżeli organizacja ma taką możliwość – rewelacyjnym rozwiązaniem będzie zamówienie posiłku dla kandydata i jego zespołu, tak żeby razem mogli spędzić czas w mniej formalnej atmosferze. Jest to również PR-owo świetny gest, który pokazuje, że firma dba o pracownika, a i dla zespołu będzie to pozytywny element, z okazji przyjścia nowego pracownika. 

Może to jednak powodować, że te zespoły, które nie rozwijają się dynamicznie, będą zazdrościć stale rozrastającym się. Jeżeli z tego lub innych przyczyn, organizacja nie zdecyduje się na ten ruch, trzeba pokazać, gdzie może zjeść w okolicy (to jak odgrzać swoje jedzenie, powinien wiedzieć po oprowadzeniu po biurze). Można również zadbać o to, żeby nowy pracownik nie jadł lunchu sam. 

9. Co będę robił?

Choć proces onboardingu wygląda bardzo odmiennie w różnych organizacjach i podjęcie pierwszych obowiązków czasem następuje pierwszego dnia, a czasem po kilkutygodniowych czy kilkumiesięcznych szkoleniach, pracownik pierwszego dnia powinien mieć jasność tego, czym będzie się zajmował i z kim współpracował. Dobrze, jeśli zapozna się wstępnie z projektem i oczekiwaniami od jego osoby, co pozwoli mu pogłębić informacje przekazanych podczas procesu rekrutacyjnego. Dzięki temu nie będzie czuł się niepewny po pierwszym dniu, nie znajdując odpowiedzi na pytanie czym w zasadzie ma się zajmować. 

10. Czy wszystko gra?

Planem minimum upewniania się, że wszystko jest na miejscu jest zadanie takiego pytania na początku i w drugiej połowie dnia. Planem maksimum jest natomiast przydzielenie pracownikowi buddy’iego, czyli osoby, która ma odpowiadać na wszelkie pytania, zjeść obiad, pomagać, opiekować się w pierwszym okresie nowym pracownikiem. 

Feedback

Po pierwszym dniu lub po całym procesie onboardingu, kolejnym krokiem jest zebranie feedbacku o mocnych i słabych stronach naszego procesu. Warto dopytywać się jakich informacji zabrakło, jak można sprawić, że ten dzień będzie przyjemniejszy, ale przede wszystkim skuteczniej będzie wdrażał w organizację. Początkowa styczność z firmą, to też fantastyczny moment, żeby wypytywać nowe osoby, co myślą o wszystkim, z czym się spotykają. To pomaga uniknąć skostnienia, podejścia, że “zawsze tak było, więc przecież działa” i umożliwi wprowadzić nutkę kreatywności w organizację (więcej na temat kreatywności możecie przeczytać tutaj). 

Po co to wszystko?

O zaletach skutecznego onboardingu można by napisać cały osobny artykuł – myślę, że podstawowe zalety to fakt, że: 

  • 69% pracowników zostanie w firmie dłużej, niż 3 lata, jeżeli zostali skutecznie wdrożenia w organizację podczas onboardingu, 
  • dzięki skutecznemu onboardingowi produktywność pracowników może wzrosnąć o 70%,
  • nawet 91% pracowników pozostaje w firmie dłużej, kiedy na początku ich pracy uczestniczą w onboardingu.

Pierwszy dzień w pracy jest kluczowym jego elementem. 

Onboarding pozwala poczuć pracownikowi, w jakim miejscu się znalazł i czy dobrze trafił. Tę funkcję już całego onboardingu szczególnie eksponuje Zappos, który jak podaje TomHRM: “wszystkich nowoprzyjętych pracowników kieruje na pięciotygodniowy, intensywny kurs obejmujący zarówno procedury stosowane w firmie, jak i całą kulturę organizacji. Po szkoleniu, świeżo upieczeni pracownicy mają wybór. Albo zostają, albo (jeśli nie czują się w firmie wystarczająco dobrze) odchodzą z 2000 $ w kieszeni („premia” może wynieść nawet 4000$ w zależności od poziomu stanowiska). Program funkcjonuje od około 2010 roku a ofertę przyjmuje średnio 1% nowych pracowników.”

To jeszcze raz pokazuje, że warto zastanowić się na czym organizacji zależy podczas projektowania onboardingu. Natomiast przedstawione wyżej 10 punktów, warto zastosować jako check-listę, elementów, które powinny się pierwszego dnia zdarzyć, tak żeby nowe osoby czuły się komfortowo i miały szansę odnaleźć się w organizacji. Następnie te elementy, rozbudowywać o te, które przynoszą korzyść celom organizacji. 


Źródła:

Zdjęcie główne artykułu pochodzi z unsplash.com.