Lista to-do dla HRu na czas pandemii

To wyjątkowy czas dla naszej branży, szczególnie dla firm, które wcześniej wystrzegały się pracy zdalnej. Nieraz słyszeliście pewnie o tym, że tylko praca zespołowa w biurze scala team oraz sprawia, że lepiej realizuje powierzone im zadania. Czytaliście zapewne także artykuły o tym, jak nowa szefowa Yahoo ściągnęła wszystkich pracowników zdalnych do biura, by podnieśli w ten sposób efektywność firmy. Dziś wygląda to inaczej. Jak przygotować się do pracy zdalnej?

Autorem tekstu jest Adam Łopusiewicz, który zaczynał od pracy zdalnej i trzyma się jej od blisko dziewięciu lat. Pierwsze szlaki na stanowisku redaktora przetarł w redakcji MamStartup, gdzie przeszedł ścieżkę od stażysty do redaktora prowadzącego. W 2018 roku został redaktorem naczelnym portalu JustGeek.it. Po godzinach prowadzi konsultacje wspierające rozwój firmowych blogów, a po po godzinach – buduje z żoną dom.


Czas związany z pandemią ukrócił zapędy przedsiębiorstw, nietylko z Polski i postawił ich zespoły zarządzające pod ścianą. Wybór był prosty: albo zespół pracuje zdalnie, albo – ze względu na obowiązujące przepisy związane z koronawirusem – wcale. Mam wrażenie, że wszyscy wybrali opcję numer jeden (pracę zdalną rekomenduje także Google, Facebook, Twitter czy Amazon), ale dziś przyszedł czas na ogarnięcie chaosu, z którym pewnie spotkaliście się. 

O czym powinni pamiętać HRowcy współpracujący z zespołem zdalnym? Oto nasza krótka lista.

1. Ubezpieczenie pracowników

Od czasu wprowadzenia zakazu gromadzenia się, wszyscy pracujemy zdalnie. A skoro pracownicy wykonują swoje obowiązki, za które otrzymują ustalone w umowie wynagrodzenie, warto przedyskutować z ekspertami kwestię ubezpieczenia zdrowotnego. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej niestety nie odniosło się do tego problemu, a wskazało tylko, że na zlecenie pracodawcy, pracownik może wykonywać pracę poza stałym miejscem pracy.

Skoro tymczasowym biurem jest dom pracownika, jego także powinno obowiązywać ubezpieczenie zdrowotne. I choć specustawa nie podaje jednoznacznej odpowiedzi na pytanie, czy pracownika zdalnej obejmuje ubezpieczenie, domniemywa się, że tak właśnie jest (tutaj więcej o różnych aspektach przepisów dotyczących pracy zdalnej). Warto jednak tę kwestię przedyskutować ze swoim radcą prawno-podatkowym.W wielu firmach wdrożono także benefity pracownicze w postaci pakietów zdrowotnych, dlatego i ta kwestia powinna zostać przedyskutowana z opiekunem klienta. Przy okazji warto wspomnieć, że na terenie Stanów Zjednoczonych, Singapuru i Hong Kongu działa ubezpieczenie stworzone specjalnie dla pracowników zdalnych. Na safetywing.com/remote-health znajdziecie pełną ofertę ubezpieczalni. Niestety nie znaleźliśmy tego typu ubezpieczenia działającego na terenie Polski.

2. Zapewnij sprzęt pracownikowi

Zgodnie ze specustawą z 2 marca 2020 r. dotyczącą zapobiegania, przeciwdziałania i zwalczania COVID-19, pracodawca może polecić zespołowi wykonywanie pracy zdalnie. Jak powinieneś przygotować pracownika do przejściu na tryb zdalny? Wyposaż go w sprzęt niezbędny do wykonywania obowiązków (zgodnie z przepisami, pracownik może także wykonywać pracę także na własnym sprzęcie, więc zapytaj o tę opcję).

Przygotuj listę, na której zapiszesz jakiego rodzaju sprzęt został użyczony jakiemu pracownikowi. Do celu inwentaryzacji, warto zapisać nie tylko markę sprzętu, ale także jego numer seryjny. Dobrze, gdyby pracownicy w domu pracowali na tym samym sprzęcie, co w biurze, co może ułatwić przejście na tryb zdalny.

3. Stwórz handbooka

Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, dajemy znać, że handbook to idealny format dla sytuacji, w której właśnie się znaleźliśmy. Wskaż w nim wszystkie zasady związane z pracą w nowej formie. W przejrzystym pliku przypomnij zasady pracy zdalnej, jeszcze raz wskaż komunikatory, których używacie w firmie, a jeśli określiliście jakieś ramy, w jakich godzinach można pracować zdalnie – to także idealne miejsce na tę informację.

Świetnie gdyby w handbooku znalazły się także zasady dotyczące organizacji pracy każdego z pracowników. Doradź, by uporządkowali swoje miejsce pracy, bo ułatwia to skupienie. Przypomnij także o przerwie w pracy – zgodnie z przepisami to 30 minut w ciągu dnia. Uczul także Team Leaderów, by na standupach pytali o problemy i wyzwania wynikające z pracy zdalnej.

Podsumowanie

Praca zdalna nie jest łatwa, tym bardziej, gdy nie mamy czasu przygotować się do niej. Nie jest jednak niczym nadzwyczajnym, pamiętajmy o tym, że wiele firm pracuje w tym trybie od lat. Na polskim rynku znamy także przykłady firm, które nie mają biura, a wszyscy pracują zdalnie. Dlatego czerpmy wiedzę od bardziej doświadczonych kolegów i koleżanek z branży. Śledźmy ich porady dotyczące pracy zdalnej, a o nich dowiecie się z tego podsumowania.