Jak wybrać odpowiedniego kandydata? O roli Hiring Managera w rekrutacji

Hiring Manager to osoba, która odpowiada za zatrudnienie nowej osoby, w związku z  zapotrzebowaniem organizacji. Natomiast samym procesem rekrutacji opiekuje się profesjonalny rekruter. To może rodzić pewne wątpliwości w zakresie roli i odpowiedzialności Hiring Managera. Najtrudniejsze wyzwanie jakie przed nim stoi dotyczy wyboru odpowiedniej osoby, jednak ma on również inne zadania. Poniżej znajduje się garść informacji dotyczących tego, jak wygląda modelowa współpraca ze strony Hiring Managera oraz tego jak finalnie podjąć decyzję o zatrudnieniu wybranego kandydata.

 

Paulina Leja– HR Business Partner i konsultantka HR, autorka branżowych publikacji, wykładowczyni. Na co dzień współpracuje głównie z organizacjami z branży IT, prowadzi szkolenia zakresu zarządzania zasobami ludzkimi, budowania marki pracodawcy, projektowania rozwiązań oraz kompetencji miękkich, a także pomaga osobom poszukującym pracy. Aktywnie wspiera agencję rekrutacyjną Scale Up w tworzeniu różnorodnych treści.

 

Powiększamy zespół! I co dalej? 

Zielone światło na zatrudnienie, to świetna informacja. Świadczy o rozwoju zespołu, firmy i kolejnych wyzwaniach dla lidera. To jednocześnie nie koniec decyzji, które mogą przyprawić o ból głowy. Na szczęście od tego momentu Hiring Manager może korzystać z pełnego wsparcia rekruterów, którzy chętnie pomogą w ustaleniu niezbędnych szczegółów. Warto jest zdać się na ich doświadczenie i jednocześnie ustawić wysoki priorytet działań, o które proszą. Dzięki temu sam proces jak i doświadczenia kandydatów aplikujących do firmy będą na wysokim poziomie. 

 

Krok pierwszy: zanim proces się rozpocznie

Hiring Manager odpowiada za zdefiniowanie zapotrzebowania, budżetu i wymiaru czasu, w którym ma pracować nowa osoba. Po tym etapie można oddać stery rekrutacji. To nie znaczy, że manager jest zwolniony z obowiązków. 

Trzeba przede wszystkim zastanowić się nad wymaganiami względem przyszłego pracownika i mile widzianymi atutami, a także nad wyzwaniami oraz perspektywą, która ją lub jego czeka. To pozwoli stworzyć i zweryfikować rzetelny profil oraz dla pewności zestawić kwestie finansowe z pożądanym poziomem specjalizacji. 

W momencie kiedy profil kompetencyjny jest stworzony i jasny dla rekrutacji czas na ustalenie planu działania po pozyskaniu aplikacji.
Należy rozważyć:

– kto i w jaki sposób będzie weryfikował CV, 

– ewentualne zadania dla kandydatów, 

– ustalić dostępność managera (w celu weryfikacji aplikacji, zadań oraz na spotkania rekrutacyjne),

– scenariusz rozmowy, który umożliwi sprawdzenie kompetencji i co równie ważne porównanie kandydatów. 

 

Krok drugi: w trakcie procesu

Plany są niezwykle potrzebne, jednak mają to do siebie, że ich efektywność ocenić można dopiero w starciu z rzeczywistością. Nawet najlepszy rekrutacyjny flow nie przetrwa, jeżeli Hiring Manager nie zorganizuje czasu na powierzone mu zadania. 

Pomimo że brzmi to w sposób oczywisty, dość często okazuje się, że nie jest to łatwe. Dla Hiring Managera rekrutacja to dodatkowy i to stosunkowo czasochłonny obowiązek, do jego napiętego grafiku. 

Ponadto, ze względu na to, że są to działania koordynowane przez zespół rekrutacji, łatwiej uznać, że mają niższy priorytet, względem zadań, które się realizuje samodzielnie. Jednak bez współpracy – nic się nie zadzieje. Warto pamiętać, że HR jest działem wspierającym, a nie wykonującym za kogoś pracę. To Hiring Manager posiada specjalistyczną wiedzę pozwalającą ocenić na przykład jakość poprzednich doświadczeń kandydata zawartych w aplikacji, czy wiedzę zaprezentowaną podczas spotkania. Finalnie, to w końcu Manager ma działać z daną osobą i musi ocenić szanse na udaną współpracę. To kolejny argument, za za tym, że musi uczestniczyć on w rekrutacji. 

Oczywiście samo pozyskanie CV i wstępna ich weryfikacji leży po stronie rekrutera. Natomiast zachęcające informacje o samej roli, czyli tzw. insighty pochodzić muszą od Managera. Do obowiązków rekrutera należy również sprawdzanie umiejętności miękkich i zdefiniowanego wcześniej dopasowania do zespołu – natomiast i te kwestie muszą być wcześniej omówione. Finalnie nie można zapominać o umawianiu na spotkania i komunikacji z kandydatem, a są one bardzo czasochłonne i jednocześnie niezwykle odpowiedzialne. Wpływają na doświadczenia aplikujących, a tym samym na chęć podjęcia pracy w organizacji w przyszłości. Żeby jednak te działania były realizowane jakościowo Hiring Manager musi sprawnie weryfikować aplikacje czy zadania i przekazywać informację zwrotną oraz wykazać się dostępnością na spotkania.

 

Krok trzeci: po rekrutacji. Kogo wybrać? 

Dobrze sformułowane wymagania, rynkowa stawka zaproponowanych widełek i profesjonalni rekruterzy, którzy  dzięki swojej pracy dostarczyli odpowiednich kandydatów oraz Manager dzielnie współpracując z HR-em – to przepis na rekrutacyjny sukces. Oznacza to, że niemal za każdym razem doprowadzi do sytuacji, w której pojawi się jeden lub więcej wartych rozważenia kandydatów. Brzmi świetnie, jednak często to najbardziej stresujący moment. Manager staje przed trudnym pytaniem: czy dana kandydatura jest wystarczająco dobra? 

Stara prawda rekruterska mówi, że nie ma kandydatów idealnych. Doświadczenie mówi coś innego – czasem zdarza się osoba, która wydaje się pasować na 100%. Natomiast takie sytuacje są naprawdę rzadkie. Najczęściej czegoś brakuje. A przez to, decyzja, którą trzeba podjąć nie jest łatwa. Co wtedy robić?

 

1. Najpierw warto powrócić do zdefiniowanego wcześniej profilu kandydata. Należy zweryfikować, które kompetencje uznane zostały na początku procesu za kluczowe i pozwolą wzmocnić zespół. 

2. Kolejny krok to ustalenie, które ze zdiagnozowanych u kandydata podczas procesu rekrutacji braków można opanować i ile potrwa ich nadrabianie. Czy odpowiedź na to pytanie jest akceptowalne w kontekście potrzeb zespołu? 

3. Po analitycznej części warto przyjrzeć się kwestiom emocjonalnym. Jaki był feeling podczas rozmowy? Nie zrozumcie mnie źle, nie namawiam do decyzji opartej wyłącznie na emocjach – ludzki umysł płata figle, nazywane m.in. błędami poznawczymi. Natomiast odczucia nie są bez znaczenia. Docelowo manager ma spędzać z daną osobą bardzo dużo czasu, blisko współpracując. Ponadto jeżeli intuicja podczas rozmowy podpowiada, że mogą pojawić się poważne problemy – warto się temu przyjrzeć. Optymalnie jest wrócić do nurtujących tematów i skonfrontować je z kandydatem, natomiast jeżeli one mimo tego nie znikają – raczej nie warto ryzykować. Poważne zastrzeżenia podczas rekrutacji bardzo często rzucają się cieniem na dalszą współpracę. W czasie całego tego procesu oczywiście warto wysłuchać opinii rekrutera, jeśli uczestniczył w procesie i omówić z nim wątpliwości.

4. Na końcu warto skonfrontować i zastanowić się czy dostępni kandydaci są wystarczająco dobrzy, nawet jeśli nie idealni. Proces rekrutacji to często biznesowy kompromis – między szukaniem w nieskończoność strzału w dziesiątkę, a zdecydowaniem się na kogoś, w kogo trzeba zainwestować, jednak będzie szybciej wdrażał się w nowe obowiązki.

I z tą myślą pozostaje podjąć decyzję.

 

Proces rekrutacji może być męczącym, chaotycznym procesem. Ale nie musi. Żeby uniknąć  takiej sytuacji przede wszystkim należy rozpocząć od zaplanowania własnej pracy, tak żeby codzienne obowiązki pozwoliły na aktywne w nim uczestniczenie i współpracę z rekruterami. To sprawi, że przebiegnie on sprawniej i skutecznie, jak również pozwoli budować pozytywne wrażenie o organizacji – również przed tymi najatrakcyjniejszymi kandydatami. Samo zapoznanie się ze ścieżkami zawodowymi rozmaitych osób z tej samej branży, a następnie słuchanie ich historii i merytoryczne rozmowy stanowią kolejny sposób na poszerzanie horyzontów. Przy odpowiedniej współpracy ze wsparciem profesjonalnych specjalistów, etap szukania nowego pracownika może przebiec jako przyjemne, wartościowe doświadczenie, zakończone ważną decyzją opartą silnych argumentach zarówno serca jak i rozumu. Później pozostaje czekać na dołączenie nowej osoby do zespołu. I na kolejne wyzwania z tym związane!