Jak utrzymywać ducha zespołowości i motywację pracowników?

Praca zdalna a komunikacja wewnętrzna

Praca zdalna to w HR-owym świecie ostatnio najczęściej poruszany temat. Sytuacja wywołana pandemią koronawirusa to niewątpliwie kwestia trudna, a także wymuszająca wypracowanie nowego podejścia do wielu kwestii związanych z codziennym funkcjonowaniem oraz kulturą organizacji. Co więcej, z jednej strony mamy do czynienia z “wysypem” specjalistów od pracy zdalnej, poznaliśmy setki narzędzi, które można wykorzystać do pracy z domu, a internet dosłownie kipi od tekstów na temat efektywnej pracy z domu. Z drugiej jednak strony, w obecnej sytuacji, trudno jest pominąć ten temat i mówić o czymś innym.

Na samym początku warto zwrócić uwagę na pewną istotną kwestię. Dziś trudno mówić o pracy zdalnej w pełnej okazałości – mamy raczej do czynienia z wymuszoną pracą z domu. Dlatego kiedy opadną pierwsze emocje, uda nam się wprowadzić narzędzia do pracy z domu i zadbać o to, aby każdy wiedział, jak ma odnaleźć się w nowej rzeczywistości, z pewnością postawisz sobie pytanie, jak utrzymywać ducha zespołowości w nowej rzeczywistości. Czy wiesz, co zrobić, aby zachować poczucie przynależności do zespołu? Jak zintegrować zespół w czasie home office? A może po prostu chcesz zadbać o to, by atmosfera podczas pracy zdalnej była dobra? Mamy dla Ciebie trzy wskazówki, jak w prosty sposób zadbać o podtrzymanie motywacji pracowników w nowych warunkach.

1. Stwórz przestrzeń na regularną komunikację

Jestem zdania, że będąc w jednym pomieszczeniu (nawet jeżeli jest to coworking), mamy większe poczucie, że wiemy (co więcej… widzimy), co dzieje się w naszych zespołach czy nawet całej organizacji. Jeżeli zgadzasz się z tym stwierdzeniem, to mam nadzieję, że będziesz również zwolennikiem organizowania regularnych spotkań online z zespołem

Small talk na początek, później krótka rozmowa na temat aktualnego statusu, planów czy wyzwań na najbliższy czas. Z pewnością da to wszystkim poczucie “bycia na bieżąco”. To też idealna okazja dla managera, aby zmotywować zespół do dalszej pracy, na bieżąco określać konkretne oczekiwania i “wyłapać” nastroje panujące w zespole, a także w razie potrzeby, od razu reagować. Nie zapomnij o tym, aby przedstawić uczestnikom cel organizowania takich videocalli – to niezwykle ważne. Dodatkowo ustal konkretną godzinę i czas spotkania. Pomyślisz sobie: “Banał!”, ale czy w Twoim kalendarzu widnieją takie spotkania?

Dobrym przykładem jest zespół Bee Talents. Na swoim facebookowym profilu opublikowali zdjęcie ze swojego porannego daily. 

Przydatne narzędzia: Google Hangouts, Whatsapp, Zoom, Skype (i wiele, wiele innych). 

 

2. Utrzymaj biurowe rytuały online 

Czy podczas standardowej pracy w biurze macie wspólną przerwę na kawę? Może razem jecie ciacho czy inne słodkości z okazji urodzin czy imienin? Wspólne lunche były nieodłącznym elementem Waszego dnia? 

Dlaczego więc nie przenieść tego online? Zaproś na wspólną kawę swój zespół – czy nie będzie przyjemniej spędzić przerwę kawową w większej grupie? Świętowanie urodzin w gronie znajomych może być w najbliższym czasie mocno utrudnione, dlatego odśpiewane sto lat niejednego podniesie na duchu i z pewnością wywoła (nie)mały uśmiech 😉 

W biurze Just Join IT kawa na start to norma, dlaczego więc rezygnować z takiej przyjemności w domu? 

Choć obecna sytuacja wymaga szczególnej powagi, nie można dać się zwariować. Praca w biurze, w większym gronie, niejednokrotnie owocuje tzn. śmieszkami czy po prostu luźną rozmową na temat życia codziennego. Dlaczego by nie dodać odrobiny luzu również podczas pracy z domu i stworzyć przestrzeń na drobne #heheszki czy odrobinę prywaty? 

Wykorzystaj narzędzia, z których już korzystacie. Stwórz nowy kanał czy grupę na messengerze, gdzie wraz z Twoimi bliskimi znajomymi z pracy będziecie mogli  pozostać w nieco mniej formalnym kontakcie. Gwarantuję, że tematów będzie wiele – zwierzęta wspierające w pracy, memy, śmieszne filmiki, zdjęcia dzieci, pierwszy raz upieczona drożdżówka – oj jest tego sporo, nawet siedząc w domu. Ważne, aby stworzyć ku temu osobną przestrzeń, w której będą uczestniczyć jedynie osoby chętne – należy zwrócić uwagę na to, aby nie rozpraszać nikogo podczas pracy. 

W komunikacji z współpracownikami warto użyć Slacka, Messengera, Whatsappa czy wspomnianego wcześniej Google Hangouts. 

 

3. Trochę ruchu nie zaszkodzi! 

#Zostańwdomu często wpływa na to, że ruchu mamy dużo mniej niż na co dzień. Dodatkowo, błyskawiczna potrzeba przeniesienia stanowiska pracy do domu niekiedy sprawia, że i nasz komfort może być nieco mniejszy. Znasz sytuację, w której to biurkiem staje się np. stół w jadalni, a domowe krzesło po ośmiu godzinach nie jest już takie wygodne, jak myślałeś?

Dobrym rozwiązaniem jest np. zorganizowanie krótkiej porannej rozgrzewki, do której mogą dołączyć chętne osoby z organizacji. Masz w swoim zespole fitfreaków? Poproś ich, aby poprowadzili 5-10 minutowy blok z ćwiczeniami. A może w ramach utrzymania formy ciekawą opcją będzie wspólny “wycisk” po pracy? Nie szukaj wymówek – YouTube i Facebook są pełne treningów, które można wykonać w domu, a motywacja w większym gronie jest zdecydowanie większa. 

Jeżeli potrzebujesz gotowych inspiracji, to sprawdź kanał Grzegorza Byczka czy facebookowy event  Yoga with Paulina. Inspiracji szukaj na YouTubie, Facebooku czy nawet Instagramie.

 

Podsumowanie

Na koniec warto wspomnieć, że w kwestiach zdalnego integrowania się główną rolę odgrywają przełożeni, ponieważ to w końcu z nich pracownicy biorą przykład. Jeżeli to z ich inicjatywy pojawi się podtrzymanie pozytywnych relacji, cały proces z pewnością przebiegnie znacznie szybciej. To niewątpliwie także czas, w którym działy HR powinny szczególnie wspierać managerów, aby podtrzymać motywację pracowników na wysokim poziomie. I tego Wam życzę z całego serca!

Autorką tekstu jest Paulina Płoska.