HRakterna środa – Jaką wartość mają referencje w procesie rekrutacji?

Zbieranie referencji gości w naszych procesach rekrutacji od bardzo dawna. Wiele firm nie wyobraża sobie procesu rekrutacji bez sprawdzenia opinii o danym pracowniku u poprzedniego pracodawcy. Czy jednak jest to słuszne podejście?

Dr Karolina Strzelczyk. Chief HR Officer w Silent Eight Pte. Ltd., psycholog, wykładowca akademicki, trener i coach biznesu. Od ponad 10 lat jest praktykiem HR w branży IT i nowych technologii. Współpracowała między innymi z IBM, Xerox oraz Comarch. Jest certyfikowanym Reiss Profile Master-em, w pracy wykorzystuje narzędzia psychometryczne Hogana. W ramach swojej pracy promuje pomoc psychologiczną oraz zdrowie psychiczne w miejscu pracy. Od ponad 2 lat pracuje w 100% zdalnie, dostrzegając benefity, jak i zagrożenia związane z takim trybem pracy.


Badania opisane przez Marka Suchara (w „Modele karier”) na temat trafności różnych narzędzi rekrutacyjnych, w klarowny sposób pokazują, że mimo ogromnej popularności referencji, ich skuteczność w procesie rekrutacji jest bardzo niska. Zbieranie referencji miało najniższą trafność diagnostyczną sukcesu kandydata w nowej roli wśród innych metod, takich jak rozmowa rekrutacyjna (ustrukturyzowana, nieustrukturyzowana), testy sprawności umysłowej, testy osobowości czy też kwestionariusz osobowości. Z czego może to wynikać? Odpowiedzi na to pytanie może być wiele. Podstawowym wyzwaniem w procesie zbierania referencji jest zidentyfikowanie odpowiedniej osoby, od której moglibyśmy je uzyskać.

Zazwyczaj referencje zbieramy od bezpośredniego przełożonego, współpracownika lub HR-u

I tu istnieje szereg pułapek, które mogą rozmyć obraz naszego kandydata.

1. Jeżeli zwracamy się po referencje do działu HR, to zazwyczaj jest on w stanie potwierdzić nazwę zajmowanego stanowiska przez pracownika, jak również okres zatrudnienia. HR zazwyczaj nie posiada informacji na temat pracy pracownika, zwłaszcza w większych organizacjach. Nawet jeśli dany pracownik miał trudności z wykonywaniem pracy i HR ma wiedzę na ten temat, często firmy przyjmują politykę, że nie chcą przedstawiać pracownika w złym świetle i zamykać im dalszej drogi zawodowej. Często działy HR przyjmują politykę, że udzielają tylko podstawowych informacji, bez wchodzenia w szczegóły dotyczące pracy jednostki.

2. Osobą, do której możemy chcieć się zwrócić, w naturalny sposób staje się bezpośredni przełożony. To właśnie on powinien wiedzieć, w jaki sposób dana osoba pracowała. Tutaj pułapką mogą być kompetencje tego przełożonego. Nie znamy danej osoby, nie wiemy, czy jest dojrzałym liderem, który w sposób rzetelny może dokonać ewaluacji pracy naszego kandydata. W idealnym świecie nasz bezpośredni przełożony powinien być w stanie wskazać nam rzetelną informację na temat np. jakości pracy, relacji z kolegami, komunikacji, frekwencji czy też punktualności naszego kandydata. Jeśli będziemy mieli szansę porozmawiać z dawnym przełożonym naszego kandydata, daje nam to szansę, żeby poznać chociaż trochę osobę, która udziela nam referencji i też „zważyć” informacje, które uzyskamy. Znacznie gorzej, jeżeli chcemy zebrać referencje za pośrednictwem formularza, bardzo często tak zbierają je firmy, które zajmują się tzw. background screeningiem, w którym umieszczamy, że ktoś spełnia oczekiwania, potrzebuje usprawnienia w danym obszarze czy też przewyższa oczekiwania w danym zakresie. Tu pojawia się poważny problem, bo nie mamy punktu odniesienia, jak to jest, jak ktoś spełnia oczekiwania, a jak nie. Co to w ogóle znaczy, że ktoś spełnia oczekiwania w danym wymiarze? Te oczekiwania dla każdego z nas mogą znaczyć zupełnie coś innego, jak również to, czy ktoś je spełnia jest kwestią względną. Tak naprawdę z tak potwierdzonych referencji nie jesteśmy w stanie dowiedzieć się niczego więcej.
Inną problematyczną kwestią są intencje osoby udzielającej referencji. Niestety, nie wiemy, czy były przełożony chce naszemu kandydatowi pomóc czy wręcz przeciwnie – czuje, że pracownik nie był „lojalny” wobec niego, bo zmienił pracę. Osoba udzielająca referencji może kierować się różną motywacją – warto zakładać, że tą właściwą i dojrzałą, ale nie można wykluczyć również chęci zemsty, zazdrości itp.

3. Jeśli pytamy o referencje kolegę z zespołu, z kolei narażamy się na to, że dostaniemy wyselekcjonowane informacje od osoby, którą wskazał nam kandydat. Osoba ta może wypowiedzieć się o naszym kandydacie w superlatywach. Po raz kolejny z takich referencji niezbyt dużo się dowiemy.

W trakcie zbierania referencji możemy popełnić również przewinienia od strony RODO jak również od strony dobrego smaku. Warto pamiętać, że chcąc zebrać referencje na temat danego kandydata, jesteśmy zobowiązani poinformować naszego kandydata i uzyskać od niego zgodę. Jednym z kardynalnych grzechów są sytuacje, kiedy w ramach procesu rekrutacji kontaktujemy się z obecnym pracodawcą naszego kandydata bez uprzedniego potwierdzenia z nim, czy w obecnym miejscu pracy jego przełożony wie, że dana osoba chce zmienić pracę. Nie dość, że dostarczamy obecnemu pracodawcy informację, że jego dany pracownik szuka pracy, naruszamy również profesjonalne reguły prowadzenia rekrutacji.

Skoro po drodze mamy tak wiele pól minowych, dlaczego tak często referencje są zbierane w procesie rekrutacji?

Dzieje się tak z pewnością z wielu powodów. Jednym z nich jest przekonanie, że dowiemy się więcej na temat naszego kandydata. Może i dowiemy się czegoś w tym procesie, ale wartość tych informacji w procesie decyzyjnym może być znikoma. Innym powodem może być fakt, że pracujemy dla firm, których centrale są za granicą, np. w USA. Nie wszystkie kraje nakładają na pracodawców obowiązek wystawienia dokumentu na kształt naszego świadectwa pracy. Dlatego sięgnięcie po referencje w tych krajach może być jedynym źródłem informacji na temat poprzedniego zatrudnienia naszego kandydata. W Polsce w przypadku umów o pracę otrzymujemy dokument, który w zasadniczy sposób potwierdza nam informacje, które możemy otrzymać w ramach potwierdzenia referencji z HR. Niejednokrotnie wzorce zagraniczne przenoszone są na nasz rynek. Innym powodem mogą być wymagania klienta, dla którego pracuje firma zatrudniająca. Z góry nałożone procedury background screeningowe zakładają sprawdzenie referencji.

Jeśli w dalszym ciągu jesteśmy zwolennikami lub też jesteśmy zobligowani do zbierania referencji, warto zwrócić uwagę na to:

  • od kogo zbieramy referencje,
  • w jaki sposób zbieramy referencje,
  • czy wiemy, co chcemy uzyskać
  • jakie pytania chcemy zadać,
  • w jakiej formie chcemy uzyskać te referencje,
  • jaką politykę mamy w zakresie ochrony danych osobowych i w jaki sposób zamierzamy przetwarzać te dane.

Największą szansę powodzenia naszego procesu rekrutacji mamy, stosując różne narzędzia i podejścia w ramach procesu rekrutacji, np. rozmowa ustrukturyzowana + testy sprawności umysłowej + praca domowa.


Zdjęcie główne artykułu pochodzi z unsplash.com.