HRakterna środa – im więcej kandydatów, tym łatwiej znaleźć pracownika?

Wydawać by się mogło, że zrekrutowanie juniora do organizacji nie jest trudne. To przecież stanowisko, gdzie przed kandydatem nie stawiamy dużych wymagań. W wielu firmach juniorzy nie muszą posiadać komercyjnego doświadczenia, aby wpasować się w profil idealnego kandydata – wystarczy być zmotywowanym do nauki. Tak samo jest w przypadku rekrutacji na popularne wśród kandydatów stanowiska, takie jak np. Project Manager czy Account Manager. Im więcej kandydatów bierze udział w procesie rekrutacyjnym, tym szybciej rekruter znajdzie osobę, która spełnia wymagania dotyczące danego stanowiska. Czy aby na pewno?

Martyna Stafa. Rekruter w Netguru. Najbardziej interesuje ją temat optymalizacji pracy i usprawnianie procesów rekrutacyjnych. W Netguru zajmuje się rekrutacjami na stanowiska techniczne i biznesowe, ze szczególnym focusem na te pierwsze.


Z perspektywy rekrutera, który przeprowadził od A do Z proces rekrutacyjny na stanowisko juniora, może nie wyglądać to tak kolorowo. Duża liczba aplikacji powoduje większy workload związany z przeglądaniem CV i korespondencją z kandydatami. Jak więc poradzić sobie z procesem rekrutacyjnym, aby zminimalizować workload rekrutera, a tym samym zadbać o Candidate Experience?

Poniżej znajduje się kilka praktyk wykorzystywanych przez rekruterów w Netguru, które pozytywnie wpływają na optymalizację pracy i doświadczenie kandydatów.

Dobre ogłoszenie o pracę to podstawa

To, czy kandydat zdecyduje się aplikować na dane stanowisko jest bardzo zależne od ogłoszenia jakie stworzymy. Ogłoszenie powinno odpowiadać temu, czego później kandydat doświadczy w trakcie procesu, jak i podczas pracy w firmie. Po pierwsze, wymagania na stanowisko powinny jak najbardziej odzwierciedlać nasze oczekiwania względem kandydata. Przykładowo, jeżeli jednym z wymagań jest język angielski w stopniu zaawansowanym, to warto to podkreślić dodając konkretny poziom. Samo wyrażenie “zaawansowany” może być odbierane w różny sposób. Lepszą opcją jest dodanie tego, co to dla nas oznacza, np “co najmniej C1”.

Istotne jest, aby pogrubioną czcionką wspomnieć o obszarach, które są dla nas szczególnie ważne. Dzięki temu osoby rozważające aplikację na dane stanowisko mają pełną świadomość dotyczącą kluczowych wymagań, niezbędnych do pozytywnego przejścia przez dalsze etapy procesu rekrutacyjnego.

Jeżeli obserwujemy tendencję do zgłaszania się przez kandydatów nie spełniających jednego z najważniejszych wymogów, warto podkreślić go jeszcze raz, w odrębnym miejscu, np. na końcu ogłoszenia. 

Wynagrodzenie w ogłoszeniu o pracę to forma transparentnej komunikacji tego, co możemy zaoferować na danym stanowisku. Kandydat na etapie przyglądania się ofercie może świadomie zdecydować, czy wynagrodzenie odpowiada jego oczekiwaniom, a jeśli nie, po prostu zrezygnować z aplikacji.

Dodanie do treści ogłoszenia o pracę najważniejszych artykułów z bloga organizacji (tutaj przykładowo z bloga Netguru) związanych z danym stanowiskiem i kulturą pracy panującą w firmie może okazać się bardzo pomocne dla kandydata. Pokazujemy tym samym, że chętnie dzielimy się nie tylko swoją wiedzą, ale również pomagamy kandydatom zrozumieć jak wygląda praca w naszej firmie z perspektywy osób, które są częścią naszego zespołu. 

Przydatne mogą się również okazać artykuły, w których kandydat znajdzie wskazówki dotyczące pracy na danym stanowisku „z pierwszej ręki”.

Przykłady takich artykułów na stanowiska Quality Assurance Specialist i Project Manager.

Ogłoszenie to również dobre miejsce na poinformowanie kandydata o tym jak wyglądają dalsze etapy w procesie rekrutacyjnym firmy. Dzięki temu kandydaci mogą z pełną świadomością podjąć się udziału w całym procesie rekrutacyjnym.

Rekruterze, analizuj dane! W Netguru uważamy, że jedną z najważniejszych zasad efektywnej rekrutacji jest przyglądanie się statystykom. Nasze decyzje powinny być oparte o fakty, a nie przypuszczenia. 

Kluczowe dane rekrutacyjne – pipeline kandydatów

W trakcie trwania procesu rekrutacyjnego, podczas którego otrzymujemy dużą ilość aplikacji od kandydatów, warto zastanowić się nad całym przebiegiem takiego procesu i jego wszystkich etapów. Dobrze przemyślany proces może bardzo korzystnie wpłynąć na zaangażowanie rekrutera. Przy procesach z dużą ilością aplikacji najbardziej optymalne jest rozpoczęcie rekrutacji od wysłania kandydatom zadania, które pomoże ocenić ich praktyczne umiejętności. Dzięki temu na rozmowie pojawią się kandydaci, u których już częściowo zweryfikowaliśmy umiejętności i w jakimś stopniu spełniają wymagania dotyczące pracy na danym stanowisku. 

Szczególnie ważne jest nie tylko odpowiednie umiejscowienie poszczególnych etapów w procesie rekrutacyjnym, ale zrozumienie tego co dany etap będzie weryfikować. Przykładowo, jeżeli zauważamy trend, że sporo osób dobrze rozwiązało zadanie i dotarło do etapu rozmowy rekrutacyjnej, który nie przebiegł pomyślnie dla zdecydowanej większości osób – warto wówczas zastanowić się czy zadanie praktyczne faktycznie sprawdza to, czego oczekujemy od kandydatów. Jeżeli jesteśmy w stanie wyciągnąć zbiorcze informacje na temat powodów odrzuceń kandydatów na rozmowie, możemy cofnąć się o jeden kroki zaadresować te aspekty w zadaniu rekrutacyjnym. 

Pozwoli nam to na ocenę umiejętności kandydatów na etapie, który nie jest dla rekruterów aż tak angażujący czasowo, jak rozmowa. Przyjmując, że sprawdzenie zadania może zająć na przykład 10 minut, a poprowadzenie rozmowy 60 minut, to przy każdym kandydacie zaoszczędzimy średnio 50 minut, a to bardzo dużo!

Skąd kandydat dowiaduje się o ofercie

Połową sukcesu jest uzyskanie danych na temat źródła aplikacji, czyli tego skąd kandydat dowiedział się o danej ofercie pracy. Dzięki temu możemy zaobserwować, skąd biorą się wartościowe aplikacje, a z jakich źródeł nie warto korzystać. Gdy zauważymy trend spływu nieadekwatnych CV do stanowiska z konkretnego źródła, możemy je wykluczyć przy danej rekrutacji. 

Oczywiście bardzo często jest tak, że to samo źródło różnie sprawdza się przy innych rolach. Dlatego kluczowe jest analizowanie tego indywidualnie dla poszczególnych stanowisk. Warto też porozmawiać z osobami, które pracującą w firmie na stanowisku, na które planujemy otworzyć rekrutację. Taka rozmowa pozwoli nam zrozumieć, z jakich portali korzystają osoby o interesującym nas profilu.

Planowanie spotkań

Jednym z wyzwań rekrutera jest zaplanowanie swojego kalendarza w taki sposób, aby pogodzić rozmowy z kandydatami z resztą spotkań. Niejednokrotnie zdarza się, że kandydatowi nie odpowiada zaproponowany termin rozmowy rekrutacyjnej, co powoduje wymianę kolejnych maili mających na celu ustalenie dogodnej daty. Jednym z narzędzi wspomagających umawianie spotkań jest Calendly, które pozwala na udostępnienie kandydatowi kalendarza i udzielenie możliwości wyboru odpowiedniej daty i godziny. Takie rozwiązanie skraca nie tylko czas, ale i ilość kolejnych maili, a kandydat czuje, że otrzymuje opcje wyboru i nic nie jest mu narzucone z góry. Kandydaci proponując konkretną datę rozmowy są mniej skłonni do jej przełożenia.

Feedback

Każdy kandydat, którego aplikacja została odrzucona – niezależnie od tego, czy zdarzyło się to po wysłaniu CV, czy podczas dalszych etapów procesu rekrutacyjnego – chce poznać powody dyskwalifikacji. Tylko w taki sposób jest w stanie coś zmienić i w przyszłości rozważyć ponowną aplikację. Nie wszyscy rekruterzy decydują się na przekazywanie kandydatom informacji zwrotnej – jest to związane między innymi z czasem, który należy poświęcić na przygotowanie feedbacku. 

W Netguru praktykujemy przesyłanie feedbacku z każdego etapu, w którym kandydat brał udział. Informacja zwrotna, którą przekazujemy kandydatom składa się z dwóch części: pozytywnej, podkreślającej najlepiej ocenione odpowiedzi kandydata w trakcie procesu, oraz wskazanie obszarów do poprawy, w oparciu o konkretne przykłady.

Przygotowanie feedbacku wydaje się być bardzo obciążające czasowo, natomiast da się temu zaradzić, nie wpływając tym samym na jego jakość. Warto przygotować listę obszarów, na które będziemy zwracać uwagę przy ocenie zadania kandydata czy podczas rozmowy rekrutacyjnej. W Netguru w niektórych procesach rekrutacyjnych charakteryzujących się większą ilością aplikacji, stosujemy tzw. scorecardy, czyli pytania, które pomagają nam w szybkiej ocenie umiejętności kandydata.

Automatyzacje wspierające efektywność

Warto zastanowić się, które z naszych powtarzalnych zadań jesteśmy w stanie zautomatyzować, co wpłynęłoby na skrócenie czasu poświęconego na ich wykonywanie. Wdrożenie nowych usprawnień może na początku okazać się czasochłonne. Warto jednak pamiętać, że to inwestycja, która w perspektywie czasu nam się zwróci, a istniejące procesy będą prowadzone w bardziej efektywny sposób.

Jednym z narzędzi wspomagających automatyzację jest Zapier, za pomocą którego jesteśmy w stanie zsynchronizować ze sobą dwie aplikacje. W rekrutacji do Netguru najczęściej stosujemy go do połączenia Slacka z Workable, który jest naszym ATSem (ang. Applicant-Management-System) używanym do kontaktu z kandydatami. Integracja Slacka i Workable pozwala np. w implementacji bota, który informuje nas o nowym kandydacie na przypisanym do tego kanale na Slacku. Możemy stworzyć wiadomość, która będzie przychodziła wraz z nową aplikacją, a także ustawić automatyczne oznaczenie jednej z osób zaangażowanych w rekrutację, dzięki czemu jesteśmy w stanie szybciej zweryfikować CV i udzielić odpowiedzi kandydatowi.

Poniżej znajduje się przykład bota informującego osoby zaangażowane w rekrutację o możliwości przeprowadzenia rozmowy rekrutacyjnej. Jesteśmy w stanie w szybki sposób przypisać danego rekrutera do wybranej rozmowy rekrutacyjnej, między innymi dzięki opcji  “reakcja” pod taką wiadomością.

Podsumowanie procesu rekrutacyjnego

W Netguru wyznajemy zasadę uczenia się na błędach. Po ukończonych projektach rekrutacyjnych robimy AAR (after action review), czyli ocenę tego, co się wydarzyło, dlaczego i na tej podstawie wyciągamy odpowiednie wnioski. Dobrą praktyką jest organizowanie AAR w trakcie procesu, gdy widzimy, że nie wszystko idzie po naszej myśli. 

Przykładowo gdy obserwujemy, że jakość spływających aplikacji znacznie odbiega od ich ilości, warto wraz z Hiring Managerem zastanowić się jakie mogą być tego powody. Jednym z narzędzi wspomagających przeprowadzenie AAR jest Team O’clock. To, co chcemy omówić podczas spotkania, jest już zależne od nas. Ważne, aby na koniec spotkania ustalić konkretne akcje, których realizacją zajmą się przypisane do nich osoby.

Kilka słów na koniec

Optymalizacja czasu poświęcanego na poszczególne zadania jest bardzo istotna przy rekrutacjach z dużą ilością aplikacji. Najważniejsza jest obserwacja tego, jak przebiegają nasze procesy i czy widzimy obszary, które moglibyśmy poprawić. Usprawnienia powinny wynikać z faktycznych potrzeb i wpływać na sprawniejszą pracę. Zasada “work smart, not hard”, która była stosowana przy zmianach wprowadzanych w rekrutacjach w Netguru, o których mowa w artykule, powinna być nieodłącznym towarzyszem każdego rekrutera. Warto szukać rozwiązań, które wpłyną zarówno na skrócenie czasu poświęcanego na dane czynności, jak i pozytywne doświadczenia kandydata.