HRakterna środa – 10 niezwykłych elementów onboardingu

Onboarding to niezwykle istotny etap, w którym candidate’s experience zamienia się płynnie w employee’s experience. Jest on zwieńczeniem ciężkiej pracy rekrutera, ale też momentem, w którym HR-owiec może pokazać swoje umiejętności przygotowania i wdrożenia procesu, kluczowego z perspektywy organizacji. Szukając ciekawych przykładów można spojrzeć w kierunku firm takich jak Google czy Facebook, które są w stanie wydelegować nowego pracownika wielotygodniowe szkolenia.

Paulina Leja. HR-owiec z wyboru, prawnik z wykształcenia, szkoleniowiec w NGO z sentymentu, a od niedawna również blogerka. Rozwija się w tematach employer brandingu, rekrutacji, doświadczeń pracowników i zarządzania zasobami ludzkimi, spełniając się w codziennej pracy w NeuroSYS, a także publikując artykuły w ramach HRakternej środy. Chce zastanawiać się nad tym jak świat powinien wyglądać, a następnie takim go tworzyć i właśnie tę misję nieustannie realizuje.


 

Odbiega to jednak od HR-owej rzeczywistości u zdecydowanej większości firm. Dlatego postanowiłam przyjrzeć się onboardingowi różnych organizacji działających na polskim rynku, a następnie opisać, moim zdaniem, najciekawszy jego element, który wybija się ponad “bardzo dobre przyjęcie kandydata”. To zadanie okazało się na tyle trudne, że finalnie wybrałam po dwa elementy i przygotowałam listę dziesięciu niezwykle ciekawych elementów wdrożenia nowych pracowników w firmach: Objectivity, Monterail, Netguru, Future Processing, NeuroSYS. 

Jak każde rozwiązanie w organizacji, onboarding powinien być szyty na miarę z perspektywy strategii firmy i pozwalać osiągać realne, mierzalne efekty. Jest również jeden cel tego procesu, który stanowi podstawę – mianowicie wskaźnik tego, ilu pracowników pozostanie w firmie po wdrożeniu oraz czy faktycznie są dopasowani do kultury organizacyjnej. Niżej wymienione firmy posiadają niezwykle interesujące i skuteczne rozwiązania wprowadzania pracowników w organizację, których opisami chwalą się na blogach. Postarałam się wybrać najciekawsze elementy każdego procesu, który moim zdaniem bezbłędnie przyczynia się do skutecznego wdrożenia pracownika i nawiązania z nim długotrwałej relacji. W tym miejscu chciałabym podkreślić, że aspekty, które opisuje są dla mnie godne pochwały i interesujące, nie oznacza, to jednak że pozostałe części procesu nie są dobrze zaprojektowanym, rzetelnie przygotowanym procesem – bo tak jest! Uważam, że zazwyczaj firma ma świadomość tego, że nowego pracownika trzeba odpowiednio przyjąć i stara się to zrobić. Natomiast przygotowane stanowisko pracy przed rozpoczęciem pracy może nie wszędzie jest standardem, ale według mnie powinno być. Dlatego nie opisałam tego elementu i wielu innych podobnych. W niniejszym artykule skupiam się na tym, co jest “ponad” normę. Jeżeli natomiast startujecie z przygotowaniem onboardingu “od zera” i szukacie rad, jak przygotować pierwszy dzień, tak żeby nie popełnić HR-owego faux pax, zachęcam do zapoznania się z moim artykułem “Jak zaplanować pierwszy dzień w pracy”.

1. Objectivity 

Jedną z wartości firmy jest Excellence, czyli dążenie do doskonałości. W związku z nią oraz wieloletnimi doświadczeniami, w Objectivity wdrożony jest proces onboardingu, który opiera się na empatyzacji i ciągłym feedbacku od kandydatów. 

Jeśli miałabym wybrać element, który niezwykle mi się podoba, to byłoby to wysyłanie kandydatowi spersonalizowanego pakietu powitalnego jeszcze przed rozpoczęciem współpracy. 

Jednym ze standarów Objectivity jest podpisywanie umowy pięć dni po przyjęciu oferty. Dzięki temu firma posiada adres przyszłego pracownika i w okresie przed dołączeniem do organizacji wysyła kandydatowi kurierem powitalnego welcome packa. 

Jak wskazuje Anna Lisowska w artykule “Proces, który ciągle żyje. Onboarding w Objectivity”, “znajduje się w nim spersonalizowany list powitalny, manifest lub handbook odpowiedni dla gildii (działu), do której ma trafić nowa osoba, książka z testem Strenghts Finder (badającym mocne strony pracowników, które szczegółowo omawiane są wspólnie z HR BP i w oparciu, o które później pracujemy), T-shirt Objectivity w dopasowanym rozmiarze, kawę z lokalnej palarni, coś słodkiego, wlepki oraz opaskę odblaskową z logo firmy.” 

Taki zabieg po pierwsze pozwala związać się kandydatowi z firmą jeszcze przed rozpoczęciem współpracy oraz poczuć, że organizacja angażuje się w tę relację. Taki gest sprawia, że pracownik ma wrażenie, że jest faktycznie oczekiwany i może jeszcze bardziej cieszyć się na nadchodzącą przygodę. 

Drugim godnym pochwały elementem jest fakt, że Objectivity bada skuteczność onboardingu – pyta pracowników, jak oceniają wdrożenie i sprawdza, czy przebiegło prawidłowo. Idą również krok dalej i zbierają pomysły, jak można proces ulepszyć, a znajdując taką przestrzeń, ustalają plan wdrożenia. Choć przy tak zaprojektowanym procesie chwalić można wiele, to jednak rzetelnych badań i przestrzeni do wprowadzenia ulepszeń przy okazji każdego nowego pracownika można pozazdrościć.

2. Monterail

Niesamowitą myślą, która kwituje onboarding Monterail jest cytat, którym w artykule o onboardingu na ich blogu podzielił się nowo zatrudniony pracownik. Janek wskazał, że “nikt nie stawia Cię w świetle reflektorów pierwszego dnia. Nie musisz udowodnić co potrafisz. To Monterail pokazuje Ci, co oni potrafią”. 

Do osiągnięcia tego celu, wypełniają spotkaniami kalendarz nowego pracownika na kolejny tydzień. Dzielą się nawet przykładem takiego grafiku, który wygląda następująco:

 

 

Źródło: https://www.monterail.com/blog/onboarding-process-first-week-monterail

Spotkania, które przewidziane są na wdrożenie, mają bardzo różnorodną tematykę. Wśród nich znajdują się takie, na którym wszyscy pracownicy dzielą się informacjami ze swoich obszarów, a nowym członkom zespołu pozwala poczuć się częścią firmy. Zaplanowane są również meetingi z osobami, z którymi na późniejszym etapie nie pracuje się na co dzień, a dzięki temu nowi pracownicy mogą zrozumieć ich pracę. Jest również – co w mojej ocenie zdecydowanie jest godne pochwały i dodatkowego podkreślenia – sesja z prezesami, na której można zadać wszelkie pytania. Pozostałe to różnorodne szkolenia dotyczące narzędzi i pracy. To wszystko czeka na nowego pracownika w pierwszym tygodniu. Z perspektywy HR-u niezwykle istotnym celem takiego wdrożenia jest możliwość nawiązania relacji – w opisie wdrożenia można znaleźć informację, że po pierwszym dniu zna się około 5-6 osób, ale po tygodniu około 30! To z pewnością ułatwia szybkie poczucie się częścią firmy.

3. Netguru

Netguru nie pochwaliło się jednolitym procesem wdrożenia, ale na ich blogu nowa Project Manager opisała jak onboarding wyglądał z jej perspektywy. 

Tym, co przykuło moją uwagę, jest spotkanie z CEO, który opowiada o największych klientach, ale również o celach i wyzwaniach, które stoją przed firmą. Oczywiście spotkanie z CEO, który opowiada o firmie i odpowiada na wszelkie pytania jest zawsze godne pochwały (co podkreśliłam już w przypadku case Monterail) – tym bardziej, im organizacja jest większa. Natomiast transparentne przedstawienie nowym pracownikom sytuacji firmy z całą pewnością daje duże poczucie pewności, który kierunek jest prawidłowy, nawet podczas codziennych decyzji. Dodatkowo daje to dużo przestrzeni na innowacyjność, skoro to główne cele zostają postawione przed nowymi pracownikami. Mogą oni proponować swoje pomysły, jak je osiągnąć, a przecież wchodzą do organizacji ze świeżą głową i bez przekonania, że czegoś się “nie da”. 

Drugim ciekawym elementem we wdrożeniu nowego PM-a w Netguru jest możliwość dołączenia w trybie ninja do projektu przełożonego. Pozwala to zapoznać się z charakterem pracy i w bardzo bezpiecznych warunkach wdrożyć się w styl pracy oraz zobaczyć, jakie zachowania są pożądane w organizacji.

4. Future Processing

Future Processing dwa lata temu rozsławiła się z nieocenionym re-onboardingiem pracownic powracających po urlopie macierzyńskim do pracy. Jeżeli ktoś nie zna tego case’a, to gorąco zachęcam do zapoznania się z nim, bo warto! Natomiast wdrażanie powracających do organizacji mam jest jedyną mocną stroną Future Processing. 

Ciekawym rozwiązaniem, które przykuło moją uwagę, jest fakt, że pracownicy są zachęcani do przedstawienia się i szczerego opowiedzenia o swoich pasjach i doświadczeniu, jeszcze przed rozpoczęciem współpracy. To pozwala na falę ciepłych słów, w których pracownicy witają się i podkreślają, że nie mogą doczekać się rozpoczęcia współpracy. To również daje możliwość znalezienia wspólnej płaszczyzny porozumienia z innymi pracownikami w sposób bardzo naturalny. 

Dużo bardziej spektakularne jest wprowadzenie gry wdrożeniowej HelloFP.  Marta Zwolińska, Senior Internal Communication Specialist, podzieliła się na blogu Beedifferent.pl historą tej gry. Kiedy ona sama zaczynała pracę w Future Processing, otrzymała kartkę z trzema listami: z poziomem początkującym, średniozaawansowanym i zaawansowanym. Listy zawierały kilkanaście wydarzeń, których pracownik prawdopodobnie doświadczy w okresie wdrażania się w firmę. Przyznaje, że finalnie mogła odznaczyć prawie wszystko, a te zadania pokazywały kulturę organizacyjną firmy. Ten koncept przenieśli online, tworząc grę wdrożeniową, która była wewnętrznym projektem. 

5. NeuroSYS

Proces onboardingu w NeuroSYS zmienia się i ewoluuje, intensywnie nad nim pracujemy i cały czas go udoskonalamy. Natomiast już teraz posiadamy – w mojej ocenie – niesamowitą wartość, którą możemy się chwalić. 

Tym co wyróżnia naszą firmę jest luźna, koleżeńska i nieformalna atmosfera, w którą od pierwszego dnia wprowadzamy nowych pracowników.

Zaczyna się tuż po zapoznaniu się z nowym stanowiskiem pracy – od przejścia się po firmie i poznania wszystkich, których zastanie się przy biurkach (choć zapamiętanie imion wszystkich od razu jest już chyba niemożliwe), włącznie z CEO – choć on często sam podchodzi do nowego pracownika i wita go na pokładzie. Wszyscy jesteśmy na “Ty” i nowi członkowie organizacji są zagadywani przez pozostałych pracowników. Powitanie na ogólnym, wewnętrznym kanale daje możliwość wchodzenia w pierwsze interakcje z całym zespołem. Chwilę później, podczas wdrożenia, dodajemy nowego kolegę do wszelkich kanałów komunikacyjnych, włącznie z mniej oficjalnymi, gdzie pracownicy umawiają się na wspólne spędzanie przerwy na rozgrywkach piłkarzykowych czy na konsoli. Między kolejnymi etapami wdrożenia jest okazja do wybrania się na wspólny lunch. Dzięki tym zabiegom od początku wszyscy mogą włączyć się w integrację firmową, a nie tylko w ramach projektu, przy którym pracują. Podczas wszelkich pojawiających się pytań wszyscy są dostępni od ręki, chętnie rozwiązują ewentualne problemy i dzielą się wiedzą. Naturalnym efektem otwartości, dostępności i bezpośredniej komunikacji, która panuje w NeuroSYS, jest też stały kontakt z osobą rekrutującą i całym HR-em. Podczas procesu rekrutacji pomiędzy kandydatem a pracownikiem HR nawiązuje się relacja. Czas poświęcony na wspólne rozmowy o doświadczeniach zawodowych, umawianie kolejnych spotkań, przekazywanie feedbacku – to wszystko sprawia, że dwie osoby się po prostu poznają. 

Taka znajomość w NeuroSYS nie jest urywana z momentem przyjęcia oferty przez kandydata czy podpisania umowy. Od pierwszego dnia nowy pracownik ma blisko siebie znajomą osobę, która wspiera go w procesie wdrożenia i nowych wyzwaniach. Dzięki temu łatwiej jest szczerze powiedzieć o tym, co ewentualnie nie jest idealne i wymaga poprawy albo przekazać pozytywny feedback dotyczący onboardingu i firmy. Dodatkową zaletą jest to, że pozwala to HR-owi być jeszcze bliżej pracowników. 

Jak oni to robią? 

Te pięć firm stworzyło świetny proces wdrożenia, który dopasowany jest do wartości, jakie wyznają ich organizacje. Dostrzec można pewne elementy wspólne, które pozwalają na to, żeby były one bardzo dobre. Każda z organizacji podczas projektowania respektuje pewne założenia. Należą do nich: 

Inwestycja w czas – dobry onboarding wymaga czasu. Tylko organizacja, która faktycznie chce poświęcić czas na wprowadzenie nowych pracowników w firmę, może osiągnąć w tym zakresie sukces.

Stworzenie struktury – najlepsze procesy są ustrukturyzowane. Efektem przygotowania wdrożenia powinien być dokument, który opisuje co czeka nowych pracowników w pierwszych dniach. Dzięki temu osoby zaangażowane w jego realizację będą wiedziały, jaki efekt mają osiągnąć, a nowi członkowie zespołu będą mogli się lepiej do wdrożenia przygotować. 

Stawianie na relacje – odnalezienie się w firmie jest tym łatwiejsze, im mniej stresu odczuwa się podczas pytania pracowników o niezbędne informacje, ale też podczas rozmów w ramach przerwy. Jednym z celów onboardingu jest stworzenie środowiska pozwalającego na swobodną wymianę wiedzy nowych i starych pracowników. Dzięki temu ci pierwsi będą mogli szybciej i skuteczniej podjąć swoje obowiązki. 

Kultura komunikacji – często elementy oczywiste dla osób w organizacji nie są widoczne na zewnątrz. Dlatego trzeba o nich głośno mówić, tak by nowi członkowie wiedzieli co w firmie się premiuje, jaki jest jej cel, dokąd zmierza. Organizacje, które traktują swoich pracowników poważnie, powierzając im odpowiedzialność chwalą sobie to rozwiązanie, otrzymując zwrotnie dojrzałe wybory. Powiedzenie co jest dla organizacji ważne jest krokiem w kierunku dobrych wyborów. 

Empatyzacja – choćby niezależnie jak doskonały proces czekał na nowych pracowników, zmiana pracy i pierwszy w niej etap jest zawsze w pewnym stopniu stresującym przeżyciem. Nie zawsze wiadomo jak należy się zachować, co będzie odebrane za pozytywne, a co negatywne, a do tego wszystkiego czujemy się oceniani. Dlatego niezależnie jak partnersko projektowane jest wdrożenie, warto postawić się w buty kandydata i próbować odpowiedzieć na jego bolączki. 

Zapewnienie narzędzi – pracownicy chcą dobrze realizować swoje obowiązki. Jednym z priorytetów wdrożenia powinno być sprawne przekazanie wszystkich niezbędnych narzędzi – od przygotowanego już stanowiska pracy po przekazywanie wiedzy na niezbędnych szkoleniach. 

Feedback – organizacja nieustannie się zmienia, tak jak zmieniają się zespoły, managerowie, pracownicy. Onboarding, który nie jest nastawiony na feedback i ulepszanie, szybko może się zdezaktualizować. Weryfikacja jakości wdrożenia u jego źródła – jednej z najbardziej zainteresowanych stron, czyli pracowników – stanowi podstawę do tego, żeby proces stanowił po rekrutacji świetne początkowe wspomnienie długiej przygody z daną firmą. 

Proces onboardingu zaprojektowany wraz z pracownikami dla pracowników może stanowić niesamowity start fantastycznej przygody. Wartościowe osoby będą wnosić swoje umiejętności, zaangażowanie i kreatywność do firmy, płynnie wdrażając się w jej kulturę organizacyjną. Przy projektowaniu warto również pamiętać o celu, który chce się osiągnąć – dzięki temu będzie można dobrać świetne rozwiązania na poziomie tych przedstawionych powyżej. 


Źródła: 

https://hrbusinesspartner.pl/artykul/proces-ktory-ciagle-zyje-onboarding-w-objectivity

https://www.monterail.com/blog/onboarding-process-first-week-monterail

https://www.netguru.com/blog/what-does-the-first-week-at-netguru-look-like-for-a-new-project-manager

https://beedifferent.pl/blog/onboarding-z-opcja-dla-powracajacych-mam-w-future-processing

https://hubworks.com/blog/five-companies-with-a-unique-onboarding-process-and-what-makes-them-successful.html