HRakterna środa – jak dobrać gadżety firmowe

O gadżetach firmowych najczęściej mówi się w kontekście pozyskiwania klientów i temat ten leży zazwyczaj w kompetencji działu marketingu. Employer branding zyskuje jednak coraz większe zainteresowanie pracodawców i systematycznie wpływa na podejmowane przez nich działania. W związku z tym coraz więcej firm decyduje się na welcome packi czy gadżety pracownicze. Jak zabrać się za ten projekt, jeśli gadżetów w firmie nie ma, kończą się lub wydają się już nieco przestarzałe?

Paulina Leja. HR-owiec z wyboru, prawnik z wykształcenia, szkoleniowiec w NGO z sentymentu, a od niedawna również blogerka. Rozwija się w tematach employer brandingu, rekrutacji, doświadczeń pracowników i zarządzania zasobami ludzkimi, spełniając się w codziennej pracy w NeuroSYS, a także publikując artykuły w ramach HRakternej środy. Chce zastanawiać się nad tym jak świat powinien wyglądać, a następnie takim go tworzyć i właśnie tę misję nieustannie realizuje.


Ach, te gadżety

Gadżet to nic innego jak prezent, który powinien uszczęśliwić odbiorcę, jednocześnie budując pozytywny wizerunek firmy i pozwalając, żeby beneficjenci stali się nośnikiem reklamy danej organizacji. O zaletach tego rozwiązania nie trzeba się chyba rozpisywać. Dlatego kiedy w NeuroSYS HR Team otrzymał zielone światło na przygotowanie gadżetów firmowych, nie posiadałyśmy się z radości. Będziemy mieć nasze gadżety! 

Po przystąpieniu do realizacji okazało się, że wiąże się to z różnymi, często niespodziewanymi, wyzwaniami. Teraz, kiedy projekt NeuroSYS-owych gadżetów jest już na ostatniej prostej (mam nadzieję, że obejdzie się bez falstartu), chciałabym podzielić się wiedzą, którą nabyłam podczas pracy naszego zespołu.

Gadżety, czas start! 4 kroki

1. Pierwszym krokiem w realizacji pracowniczych gadżetów firmowych jest kluczowe pytanie o grupę docelową. Do wyboru są: 

  • aktualni pracownicy,
  • pracownicy, którzy dołączają do firmy,
  • kandydaci.

Nie bez przyczyny ułożyłam te grupy docelowe w takiej kolejności. Choć zespół HR może w danym momencie potrzebować znacznie bardziej gadżetów rekrutacyjnych, niż pracowniczych, traktowanie lepiej kandydatów do pracy niż pracowników chyba nigdy nie jest dobrą strategią. Employer branding w mojej prywatnej ocenie powinien się w 70-80% koncentrować na obecnym zespole, a przygotowanie gadżetów firmowych nie powinno odbiegać od tej zasady. 

Jeżeli natomiast decydujesz się na stworzenie welcome packa, którego wcześniej nie było – koniecznie zadbaj, żeby obecni pracownicy także zostali obdarowani.

2. Drugim krokiem jest zadanie sobie pytania, jaki jest employer brandingowy cel wręczania gadżetów? Czy chodzi o zwiększenie świadomości marki wśród potencjalnych i przyszłych kandydatów, stworzenie konkretnego wizerunku firmy na rynku pracy, w oparciu m.in. o gadżety? A może mają być one skierowane przede wszystkim do pracowników i stwarzać możliwości wyrażania faktu identyfikowania się z firmą, a może po prostu wywołania u nich efektu “wow” w oparciu o insighty (a może nawet w pewnym stopniu wykorzystania real-time marketing)? 

3. Wiedząc, co chcemy osiągnąć, można się zabrać za charakterystykę samych gadżetów. Powinny one być dopasowane do potrzeb – to na pewno jest dobry sposób na zadowolenie grupy docelowej. Wbrew trendom, że wszystko musi być “naj” – najbardziej oryginalne, wymyślne, niespotykane – odwołam się do zdrowego rozsądku. Można kombinować, ale czy naprawdę organizacja, w której jest kilkadziesiąt, kilkaset lub kilka tysięcy osób, potrzebuje gumowy młotek do wbijania śledzi namiotowych? Może – jeśli ogromna część to fani campingu!

W innym przypadku warto się jednak zastanowić, czy da się lepiej wykorzystać budżet. To oczywiście mocno abstrakcyjny przykład, ale pokazuje, że wyboru trzeba dokonać pod kątem celu. Jeżeli jest nim zwiększenie rozpoznawalności, to “zwykły” kubek czy koszulka mogą być bardziej praktyczne i sprawdzą się lepiej.

Trzeba również zdecydować jak dużo potrzebujemy poszczególnych gadżetów. W tym miejscu chciałabym wspomnieć, że nie warto zamawiać gadżetów w nieograniczonych i nieprzemyślanych ilościach. Lepiej zastanowić się z całym zespołem, ile potrzebujemy sztuk. Kto wie, może czeka nas rebranding w przyszłości i wtedy trzeba będzie wyrzucić ten zalegający w szafie tysiąc długopisów i czterdzieści ryz papieru firmowego, których do tej pory nie wykorzystamy.

Co jest równie ważne i należy o tym pamiętać, gadżety reprezentują pracodawcę i dlatego powinny być również autentyczne. Firma, która chwali się wszem i wobec swoim poziomem zdigitalizowania, nie powinna wybierać długopisów i notesów, a ta promująca przede wszystkim fun at work nie powinna stawiać w pierwszej kolejności na linię biznesową pendrive’ów i piór wiecznych.

4. Ustalenie powyższych elementów, czyli grupy docelowej, celu i wyboru poszczególnych gadżetów, pozwoli stworzyć brief dotyczący gadżetów. Kolejnym krokiem natomiast będzie zestawienie go z budżetem.

Choć zakupienie pracownikom prezentów, które (wraz z logo) wypełnią każdy aspekt ich życia – od ubrań, przez torby, plecaki, akcesoria, na elektronice kończąc – może wydać się komuś kuszące (chyba?), to zwrot z tej inwestycji raczej nie będzie wymierny. W przypadku gadżetów praktyczne będzie ustalenie górnej kwoty, na którą można sobie pozwolić, i w oparciu o nią weryfikować realność planów.

Do dzieła!

Kreacja 

Do tego etapu powinniśmy mieć koncepcję tego, co chcemy osiągnąć, i jakie gadżety należy kupić. To może być dobry moment na kreację. Wymyślenie hasła i oprawy graficznej to naturalna konsekwencja stworzenia dobrego briefu. Niezależnie czy projekt realizowany jest wewnątrz firmy, czy zlecony specjaliście, powinien zaowocować rezultatem, pod którym każdy – HR, marketing, zarząd, a w końcu pracownicy – może się podpisać. 

Wybór gadżetów i zamówienie

Kiedy wybieramy poszczególne przedmioty i określoną kolorystykę, warto poprosić o wizualizację naszego projektu. Można wybrać osobno producentów gadżetów i drukarnię albo usługodawcę, którego oferta obejmuje wybór gadżetów i personalizację. Wszystko wygląda świetnie – potwierdzamy zlecenie i kilka dni później gadżety lądują u nas w firmie. 

Co może pójść nie tak?

Muszę przyznać, że zanim zabrałam się za realizację, proces wyobrażałam sobie tak, jak opisałam go powyżej. Okazało się, że nie jest to takie proste!

Budżet

Ostateczna cena wynika bezpośrednio z projektu i wybranych przedmiotów. Oznacza to, że bez inwestycji czasu w wybór konkretnych przedmiotów oraz przygotowanie projektu nie da się określić, ile gadżety faktycznie będą kosztować. Bez zielonego światła na zbadanie tematu przed ustaleniem szacunkowych kosztów podejście do tego projektu jest w zasadzie niemożliwe. 

Wycena

Żadna drukarnia nie chce wycenić gadżetów bez projektu, a projektanci chcą wiedzieć na jakiej siatce graficznej mają zrealizować kreację. Dlatego o ile wymyślenie hasła czy koncepcji stanowi ogromny sukces, nie rozwiązuje to zupełnie problemu posiadania projektu.

Wybór konkretnych przedmiotów

Do wyceny przybliżyć powinien nas również wybór samych gadżetów. To kolejne bardzo trudne zadanie. Katalogi firm zajmujących się gadżetami reklamowymi zawierają mnóstwo niezrozumiałych słów i wyrażeń, które dla laika będą owiane tajemnicą. Przy wyborze jednego tylko gadżetu zderzyć się można ze ścianą specjalistycznego słownictwa. Przykład?

Wyobraźmy sobie, że chcemy zrobić dla naszych pracowników firmowe koszulki. Ktoś sobie pomyśli: jaka jest koszulka, każdy widzi, no, rozmiarówka S, M, L, kolor, ewentualnie rodzaj kołnierza. Otóż…. nie. W przypadku wyboru koszulki trzeba opanować na przykład pojęcia gramatury bawełny 145 g/m², 180 g/m², a może 280 g/m²? Czy im grubsza, tym lepsza? Później czekają na nas pojęcia takie jak pre-shrunk oraz ring-spun, bawełna czesana, dwuwarstwowy ściągacz wokół szyi z lycrą, single jersey.

Na stronie jednego producenta mamy ponad 250 t-shirtów! A to dopiero jeden gadżet!

Uff! 

Jak ugryźć temat?

Jak wspomniałam, podczas realizacji tego projektu natknęłyśmy się na różne wyzwania. Dzięki nim zdobyłam dużo informacji, które okazały się niezbędne na poszczególnych etapach i którymi chciałabym się z Wami podzielić. 

Budżet

Po pierwsze należy się pogodzić z ewentualnością, że praca nad konkretną listą gadżetów nie musi skończyć się stuprocentowym sukcesem (choć może!). Jak wspomniałam wcześniej, trzeba się zdecydować na research ofert i przygotowanie projektu, żeby uzyskać finalną wycenę. Choć zdecydowanie nie jestem fanką proszenia usługodawców o wykonanie danej pracy – w tym wypadku drukarni o przygotowywanie oferty – a później rezygnacji z nich, jednak w przypadku tego projektu trzeba się pogodzić z taką ewentualnością. 

Pomimo szczerych chęci, bez projektu i wyboru konkretnych gadżetów stworzenie finalnego zestawienia kosztów nie jest możliwe. Do rozwiązań, które zwiększą prawdopodobieństwo sukcesu, należy ustalenie wstępnego budżetu, a także decyzja w zakresie priorytetów. Stawiamy na ilość czy jakość? A jeżeli i na ilość, i na jakość, to może warto zdecydować się na mniejszy wybór poszczególnych rodzajów gadżetów? 

Takie informacje pomogą przygotować ciekawą ofertę, która będzie miała szansę zostać zaakceptowana. 

Drukarnia vs. projektant oraz CMYK, RGB, RTV, AGD, ABC

Przy realizacji projektu i zlecaniu go następnie do drukarni warto zaznajomić się z takimi pojęciami jak: grafika rastrowa i wektorowa, a także CMYK i RGB.

W przypadku wykonania projektu w grafice rastrowej musi on być idealnie dopasowany do powierzchni zadruku, a w przypadku jakichkolwiek zmian rozmiaru będzie on wymagać poprawek. Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest poproszenie grafika o projekt w grafice wektorowej – w tej wersji da się przenieść go na dowolną siatkę, o ile nie wychodzi poza jej brzegi. Wówczas konieczne będą drobne poprawki.

Natomiast jeśli chodzi o te brzmiące enigmatycznie literki, są to najczęściej stosowane oznaczenia sposobu na opisanie kolorów, którymi się posługujemy, to znaczy przy użyciu jakiej przestrzeni kolorów będzie tworzony obraz. CMYK to akronim od Cyan, Magenta, Yellow i Black (Key), a RGB  jest od Red, Green i Blue. Przy czym barwy CMYK stosujemy zawsze do druku, a RGB na monitory, komórki, w grafikach do internetu itd. Kolor przedstawiony na ekranie zawsze będzie różnił się od koloru wydrukowanego np. na kartce i warto o tym pamiętać, żeby się nie zdziwić, gdy otworzymy paczkę z naszymi gadżetami.

Zwłaszcza jeżeli budżet nie rozpieszcza i kolejne poprawki nie są mile widziane – wtedy warto udać się do drukarni, żeby wybrać konkretne przedmioty, poprosić o konkretną siatkę zadruku i różnicę w wycenie liczby kolorów. Kiedy rozpoczniemy kreację tak przygotowani, nie powinno być żadnych niespodzianek. 

Wybór gadżetów

Jeżeli jesteś specjalistą lub specjalistką od odzieży, materiałów i innych przedmiotów – zazdroszczę. Jeśli nie, można na ten temat doczytać – research mojej koleżanki pokazał mi, jak dużo wiedzy można zdobyć przez internet. Nic jednak nie zastąpi znalezienia drukarni, która może pokazać próbki gadżetów przed drukiem – takich, które można dotknąć, obejrzeć w różnym świetle, spróbować wygnieść pod palcami. Jest to też dobra okazja, żeby zobaczyć czy zrealizowane już projekty są dobrej jakości, czy też pozostawiają wiele do życzenia. 

Dlatego z perspektywy czasu porównując pracę włożoną w research versus czas na wybranie kilku drukarni/gadżeciarni, pojechanie i obejrzenie tego, co nas interesuje – druga opcja zwycięża. 

Oczywiście trzeba wziąć pod uwagę, że wszelkim usługodawcom zależy na wyborze jak najdroższych gadżetów, żeby móc pozwolić sobie na lepszą marżę. W przypadku gadżetów jednak cena często idzie za jakością, którą można zobaczyć na pierwszy rzut oka. Dlatego warto oglądać to, co nas interesuje, u różnych producentów, porównywać i wybrać najlepsze. 

Projekt

To, co warto mieć na uwadze przy kreacji, to pole zadruku i ilość kolorów. Tu zasada jest prosta: im mniej kolorów i im mniejsze pole zadruku, tym taniej. Jeżeli stawiamy na jakość i koniecznie zależy nam na szerokim wyborze gadżetów, można dokonać pewnych oszczędności właśnie przy projekcie. Dodatkowo czasem drukarnie mają “promocyjne” warunki – np. różne gadżety (np. torby i plecaki) z tym samym nadrukiem mogą być traktowane jako 1 produkt i dzięki ilości “wskoczą” na dużo tańsze widełki. Oczywiście priorytetowa będzie i tak siatka zadruku – niektórych gadżetów nie można znakować na pewnej przestrzeni i nawet nieograniczony budżet nie pomoże, jeśli będziemy chcieli nadrukować logo np. na dole kubka.

Kruczki umowne

Czy gadżety mają być zapakowane? Czy za dowóz są dodatkowe opłaty? Czy oferta przewiduje przygotowanie wizualizacji przygotowanego wcześniej projektu na gadżetach? Czy trzeba zapłacić za to, żeby grafik po stronie drukarni dostosował projekt? To tylko kilka z wielu pytań, które trzeba zadać, a następnie dokładnie przejrzeć ofertę. Przy finalizowaniu ustaleń warto jest upewnić się, czy jest to ostateczna cena i czy wystąpią lub mogą pojawić się dodatkowe opłaty. 

Gadżety w 11 krokach. Na spokojnie!

Ten natłok informacji może być przytłaczający, więc przygotowałam krótki poradnik, jak najlepiej przeprowadzić ten proces i to w 10 krokach!

  1. Zabieranie się za cały projekt to świetny moment, żeby po raz kolejny pochylić się nad potrzebami firmy i definiowaniem tego, co chce się osiągnąć
  2. Przechodząc do realizacji warto ustalić szacunkowy, wstępny budżet
  3. Czas na zdefiniowanie briefu i pracę koncepcyjną.
  4. Kolejne kroki to przejrzenie różnych ofert na rynku i nawiązanie współpracy z jednym, dwoma lub trzeba usługodawcami (są na rynku podmioty, które oferują projekt, szeroki wybór gadżetów i zadruk). 
  5. Przy odpowiedniej ofercie (warto ich kilka porównać) i dobrze poprowadzonym kontakcie można obejrzeć kilka przykładowych przedmiotów z każdej kategorii. Nie warto bowiem wszystkiego robić zdalnie, a dotknięcie materiałów ułatwi decyzję.
    6. To doprowadzi do wstępnej kalkulacji i ewentualnie uzupełnienia briefu o zalecenia powierzchni zadruku i liczby kolorów.
    7. Należy teraz poświęcić czas na przejrzenie portfolio oraz cenników grafików i ostateczny wybór osoby/agencji, która będzie realizować projekt, jeżeli nie mamy w firmie osoby dedykowanej do takich pracy, lub ustalenie terminu na realizację z wewnętrznym pracownikiem.
  6. Po wyborze wykonawcy i przekazaniu wybranej osobie briefu, grafik przygotuje propozycje projektów, które muszą być zaakceptowane przez zaangażowane osoby.
    9. Wtedy warto zastanowić się nad konkretnym budżetem i ewentualnie dokonać niezbędnych zmian w zamówieniu.
  7. Tak przemyślany budżet może pójść z uzasadnieniem do finalnej akceptacji
  8. Po jej uzyskaniu można wysłać zlecenie do realizacji

Czekamy na dostawę

Na koniec jeszcze raz podkreślę, że gadżety pracownicze są fajną rzeczą. Mogą być one podarowane jako paczki dla obecnych pracowników, przyszłe welcome packi, nagroda podczas integracji lub po prostu jako prezenty z okazji święta typu dzień programisty czy pierwszy dzień wiosny. Mogą też dać dużo radości i wywołać kilka uśmiechów na twarzach pracowników, a później HR-owców, kiedy zobaczą, jak ekipa chętnie z nich korzysta. Czy samo ogarnięcie gadżetów firmowych jest świetnym projektem dla employer brandingowca? 

Zdecydowanie tak! Sporo się nauczyłam zarówno o procesie, jak i o samych produktach. Ostatecznie potwierdzę, czy faktycznie wiąże się z nim masa satysfakcji, kiedy rozpakuję wielkie pudło ze wszystkim, co zamówiliśmy. Jeśli jesteście ciekawi efektu – śledźcie nasz fanpage, na pewno się nimi pochwalimy!


Zdjęcie główne artykułu pochodzi z unsplash.com.