HRakterna środa – dwie strony feedbacku w rekrutacji

Feedback. Temat, który wraca jak bumerang w rekruterskim świecie. W swojej pracy zauważyłam, że ten temat często jest traktowany jak swojego rodzaju tabu, coś co trzeba zrobić szybko (jak zerwanie plastra) i bywa kłopotliwe dla rekruterów. Bo o ile opowiadanie o benefitach, wizji firmy, dobrej atmosferze przychodzi nam łatwo, to kiedy trzeba się zmierzyć z ludzkimi emocjami, nadziejami itd. pojawiają się schody. Czy istnieje jeden słuszny sposób na przekazanie informacji zwrotnej? Oczywiście, że nie! Natomiast uważam, że im częściej będziemy o tym rozmawiać, analizować i uczyć się od siebie nawzajem, tym łatwiej będzie nam się rozwijać i doskonalić sztukę feedbacku. Dzisiaj chciałabym opowiedzieć o moim podejściu do tego tematu.

Paulina Kruszewska. Rekrutacją na pełen etat zajmuje się od 2016 roku, w 2017 zaczęła rekrutować w IT. Aktualnie pracuje w Profil Software. Od zawsze czuła, że blisko jej również do tematów związanych z Employer Brandigiem i w tym kierunku aktualnie się rozwija. Miała okazję tworzyć welcome i culture booki, usprawniać procesy rekrutacyjnej i dbać o pozytywne doświadczenie kandydatów. Prywatnie jest posiadaczką dwóch psów, a także wielbicielką pieszych wędrówek, książek oraz słowiańskości.


Czas i miejsce ma znaczenie

Feedback jest jednym z ważniejszych etapów w procesie rekrutacji, który ma bardzo duży wpływ zarówno na candidate experience, postrzeganie marki pracodawcy oraz naszej marki osobistej jako rekruterów. Przekazywanie i zbieranie feedbacku w mojej ocenie niesie korzyści dla obu stron: kandydat wie, na czym się skupić i poznaje swoje mocne strony, a jako pracodawca możemy stale usprawniać proces rekrutacji, natomiast jako rekruterzy możemy dzięki feedbackowi weryfikować nasze podejście do rekrutacji i dostosowywać je do ciągle zmieniającego się rynku.

Kiedy dawać feedback? Na etapie przygotowań do otwarcia procesu rekrutacji staram się ustalić z managerem widełki czasowe do każdego etapu rekrutacji np. po wstępnej rozmowie telefonicznej, podczas której zbieram pierwsze informacje o kandydacie, wyznaczamy sobie 5 dni na odpowiedź. Jest to wystarczająco dużo czasu, aby manager zapoznał się dokładnie z moją rekomendacją, podzielił spostrzeżeniami i podjął decyzję o przejściu do kolejnego etapu lub nie. Tutaj z pomocą mogą przychodzić nam ATS-y, w których można ustawić sobie przypomnienie, aby nie zapomnieć zadzwonić do kandydata lub ustawić automatyczne wysyłanie wiadomości w danym terminie. Wiadomo, że czas udzielenia odpowiedzi może zależeć od ilości osób w procesie i zapotrzebowania na dane stanowisko, natomiast sporym ułatwieniem i dla mnie i dla kandydata jest określenie sobie widełek czasowych. Jeśli proces rekrutacji się przedłuża, warto dać kandydatowi znać, że firma potrzebuje jeszcze trochę czasu wystarczy telefon czy mail, a dzięki temu unikniemy rodzącego się niepokoju na zasadzie “mieli się odezwać w tym tygodniu, skoro nikt nie dzwoni to pewnie mnie odrzucili i nawet nie dadzą znać tak jak inni”. Sama kiedyś dostałam maila z odmową dwa miesiące po zakończonej rekrutacji w pewnej firmie (chociaż z panią rekruterką umawiałyśmy się na informację w ciągu 1,5 tygodnia) i po tym czasie zdążyłam zapomnieć, że byłam tam w procesie. 

Kiedy rekrutacja trwa i przychodzi moment przekazywania informacji, pierwszą rzeczą, którą robię przed kontaktem z kandydatem, to zapewniam i sobie i jemu komfortowe warunki do rozmowy. Idę do sali konferencyjnej, szukam spokojnego miejsca, przed sobą mam przygotowane ewentualne notatki ze spotkania i nie robię tego w krótkiej przerwie między lunchem a daily z managerem. W trakcie rekrutacji pytam też kandydatów, kiedy najlepiej dzwonić, żeby nie zastać ich np. w trakcie nauki z dziećmi,na spacerze z psem lub idących ruchliwą ulicą. Staram się pamiętać, że w momencie, kiedy jesteśmy oceniani zaczynają się rodzić w nas pewne wątpliwości, zastanawiamy się, jak wypadliśmy, poddajemy weryfikacji dotychczasowe umiejętności, dlatego chcę, żeby moi kandydaci wiedzieli, że przez cały proces idę z nimi ramię w ramię, aż do samego końca i jestem dla nich wsparciem. 

Nie bądź jak fax…

…który wypluwa z siebie wyuczone formułki, bombarduje kandydata informacjami i zanim ten weźmie oddech, żeby coś powiedzieć, dziękuję za rozmowę i poświęcony czas. To mi zawsze przypominało trochę zerwanie przez sms na własnej skórze doświadczyłam kiedyś takiego feedbacku i nie wiedziałam, co mogłabym zrobić lepiej. Pamiętam, że czułam się fatalnie i nie otrzymałam konkretnego powodu takiej decyzji, co wpłynęło chwilowo na moją pewność siebie. Bazując na tym uczuciu zaczęłam się zastanawiać, jak powinna ta wiadomość wyglądać, żeby łatwiej było mi ją przyjąć i wyciągnąć z niej wnioski na przyszłość i nie tracić wiary w siebie, więc podzieliłam sobie feedback na kilka obszarów:

  • ogólna ocena kandydata – warto wspomnieć co nam się podobało, co poszło dobrze, co w naszej ocenie było mocną stroną, a co warto poprawić np. zaimponowało nam Twoje podejście do tworzenia stron internetowych, widać, że rozumiesz biznes i chcesz, aby strona była nie tylko ładna, ale i funkcjonalna i zachęcała klienta do zakupów na niej. Natomiast warto popracować jeszcze nad językiem angielskim, gdyż wkradają się pojedyncze błędy i uciekają słówka. Myślę, że warto również zwrócić uwagę na umiejętności interpersonalne,
  • decyzja i jej uzasadnienie – uważam, że skoro kandydat poświęcił nam swój czas to warto mu wyjaśnić powód decyzji, ale odrobinę obszerniej niż “zdecydowaliśmy się na innego kandydata”, ponieważ taka informacja nic nam nie daje. Czy zabrakło doświadczenia w jakimś istotnym dla firmy obszarze, czy może znajomość konkretnej technologii była poniżej oczekiwanego poziomu? To jest też informacja zwrotna dla kandydata nad czym warto popracować i sama dostałam kiedyś podobną informację, która bardzo mi pomogła. Firma, do której aplikowałam wybrała kandydata, który na tamten czas miał większe doświadczenie w rekrutacjach IT i miał więcej sukcesów na swoim koncie, natomiast pozytywnie została odebrana moja chęć do nauki (samodzielnie uczyłam się wtedy o językach programowania, frameworkach itd) oraz zaangażowanie w candidate experience i chęć usprawniania procesów,
  • czas dla kandydata na przetworzenie informacji i wysłuchać, co ma do powiedzenia, co czuje, po prostu odrobina empatii 🙂 Pamiętajmy, że każdy z nas ma swoją historię, swoje odczucia i doświadczenia i może reagować różnie, dlatego empatia jest dla mnie tak ważna,
  • szczerość – tu chyba nie muszę wyjaśniać dlaczego. Raz, że kłamstwo ma krótkie nogi, a dwa, że świat jest mały,
  • podziękowanie za poświęcony czas i zaangażowanie. 

Patty wie co mówi

Mój sposób postrzegania feedbacku rozszerzył się również po przeczytaniu książki “Powerful” Patty McCord. Myślę, że wiele osób z branży ją kojarzy, ponieważ jest bardzo inspirująca, można się z niej sporo nauczyć i jest ciekawym polem do dyskusji. W książce spotkałam się z takim stwierdzeniem, że w Netflixie nie rozstają się z pracownikiem, ponieważ jest słaby i nie spełnia oczekiwań stawianych przez firmę, ale dlatego, że jego talenty będą lepiej pasować gdzie indziej i to mu pozwoli na rozwój. Długo nad tym myślałam i doszłam do wniosku, że rzeczywiście coś w tym jest. Często zwolnienie czy odrzucenie traktuje się u nas jako osobistą porażkę na tle zawodowym i coś wstydliwego. Wystarczy spojrzeć, jak chętnie dzielimy się sukcesami i pozytywnymi zmianami, ale o problemach czy porażkach raczej opowiadamy tylko zaufanym osobom. Postawiłam sobie wtedy za cel przekazywać feedback tak, żeby mój kandydat nie czuł się jak przegrany, tylko miał świadomość, że akurat w tej jednej rekrutacji sie nie udało, ale to nie oznacza, że jest słabym kandydatem czy pracownikiem, tylko że w innym procesie z pewnością pójdzie mu doskonale i lepiej wykorzysta swoje talenty. Kiedy o tym piszę, przypomina mi się historia, jak dzwoniłam do jednej kandydatki, która aplikowała do nas na staż i była na drugim etapie rekrutacji w biurze. Część techniczna i live coding poszły jej trochę słabiej, ale zadawała mądre pytania w trakcie wykonywania zadania, nie bała się i była głodna wiedzy, co nie uszło uwadze naszego Technical Leadera. Dzwoniąc do niej, powiedziałam jej o spostrzeżeniach kolegi, co bardzo ją ucieszyło, ponieważ w innej rekrutacji usłyszała, że zadaje za dużo pytań, przez co jej pewność siebie podupadła. 

Dawać i brać

Uważam, że dawanie feedbacku ma również duży wpływ na naszą markę osobistą i markę pracodawcy. Jeśli damy konkretny feedback, zrozumiemy kandydata, wpłynie to na nasz pozytywny odbiór nawet pomimo odmowy. Jeśli spojrzymy sobie na lejek rekrutacyjny, to zauważymy, że sporo kandydatów z tego lejka wróci na rynek pracy i warto zadbać o ich pozytywne doświadczenie, bo to daje nam szansę, że ponownie zaaplikują do nas na stanowisko, do którego tym razem będą idealni. Być może w tym procesie mieli za małe doświadczenie, ale na przestrzeni miesięcy mogą się rozwinąć, pójść na kurs, doszlifować angielski itd., więc nie warto zamykać sobie furtki. Rekrutacja również kosztuje firmy sporo czasu i pieniędzy, więc im więcej chętnie powracających kandydatów do kolejnych procesów, tym większa szansa na szybsze zamknięcie procesu i znalezienie tej właściwej osoby. Myślę, że to może być również argument, który przekona managera do tego, aby dawać regularnie konkretny feedback.

Dlaczego warto prosić kandydatów o informację zwrotną? Pozwolę sobie odpowiedzieć pytaniem na pytanie. Czy możemy dostać lepszą informację na temat funkcjonowania procesu niż od osoby, która przez ten proces przeszła i na własnej skórze go doświadczyła? Dla nas pewne rzeczy wydają się oczywiste, prawda? Natomiast jeśli kandydaci notorycznie spóźniają się na spotkania i skarżą się na trudny dojazd do biura, warto uzupełnić maila z zaproszeniem na spotkanie o mapkę, podpowiedzi, gdzie jest najbliższy parking (czy jest płatny), gdzie wpisać się na recepcji itd. Jeśli kandydaci rezygnują po drugim etapie rekrutacji i wybierają ofertę konkurencji, warto się zastanowić, czy na półmetku nie zwlekamy zbyt długo z podjęciem decyzji itp. Dlatego jestem zdania, że należy nie tylko dawać, ale i garściami zbierać ten feedback.

Medal zawsze ma dwie strony

Swoim wpisem chciałam pokazać perspektywę dwóch stron zarówno rekrutera, jak i kandydata. Dawanie feedbacku, informacji zwrotnej nie tylko podczas rekrutacji, ale i w życiu codziennym, w pracy jest czymś, co dopiero zapuszcza korzenie w naszej kulturze. 

Kiedy patrzę na siebie z początku mojej przygody w rekrutacją a teraz, widzę, jaką drogę przeszłam i ile się zmieniło. Nie tylko dzięki nabytemu doświadczeniu, ale też dzięki feedbackowi, który zbierałam od managerów, kandydatów, innych rekruterów, koleżanek z recepcji, a nawet bliskich i znajomych. Chociaż czasami to były gorzkie lekcje, pozwoliły mi się rozwinąć, nauczyć się dobrych praktyk w rekrutacji itd.

Mam nadzieję, że z czasem feedback nie będzie kojarzony z “pójściem na dywanik”, a komplementy i słowa uznania nie będą budziły odruchowego zaprzeczenia. Liczę, że z czasem będziemy potrafili przyjmować i wykorzystywać informację zwrotną, tak aby dalej się rozwijać, wzmacniać swoje pozytywne cechy i wyciągać wnioski z tego, co jeszcze można poprawić.


Zdjęcie główne artykułu pochodzi z unsplash.com.