Czy życie rekrutera IT zmieniło się w czasach pandemii?

Wywiad z Martyną i Kasią z firmy Netguru, cz. 1

W ostatnim czasie wszyscy mocno odczuwamy zniesienie wielu obostrzeń związanych z pandemią koronawirusa, jednak nie można powiedzieć tego samego o kryzysie gospodarczym. Choć dotyka on wielu branż, są na szczęście takie sektory, gdzie tych “trudnych” zmian jest zdecydowanie mniej. Do tego obszaru zalicza się z pewnością branża IT. Nie oznacza to, że nowych wyzwań nie ma wcale – jest wręcz przeciwnie.

Na żywym organizmie opowiemy Wam, z jakimi wyzwaniami i zmianami musiały zmierzyć się Martyna i Kasia, rekruterki z firmy Netguru

Część 1. Praca zdalna & kultura organizacji

Paulina Płoska: Na start powiedzcie proszę, jak wyglądało u Was przejście na tryb pracy 100% zdalnej. Często słyszeliśmy o tym, że dla wielu organizacji był to logistycznie skomplikowany proces i pewnego rodzaju wyzwanie. A jak było u Was? Wszystko poszło sprawnie? 

Martyna Stafa: Jeżeli chodzi o proces przejścia na pracę zdalną, to w poniedziałek otrzymaliśmy informację, że w środę zamykamy 9 biur i przechodzimy na tryb przymusowej pracy zdalnej. Zamknięcie biur i przejście na tryb pracy całkowicie zdalnej zajął nam niecałe 24h. Cały proces przebiegł sprawnie, ponieważ praca zdalna jest bardzo mocno zakorzeniona w kulturze organizacyjnej Netguru. Przed pandemią, około 40% naszego zespołu wybierało pracę zdalną, a pozostałe 60% łączyło ją z pracą z biura. 

Paulina: A co działo się w tym czasie? Czy zostały podjęte jakieś specjalne kroki, czy wdrożone nowe procedury? 

Martyna: Pierwszym krokiem było powołanie grupy projektowej z Head of Operations na czele, odpowiedzialnej za wdrożenie nowych procedur i prowadzenie systematycznej komunikacji wewnętrznej w tym zakresie. Zależało nam aby pracownicy, którzy zazwyczaj wolą pracować z biura, mieli zapewniony jak największy komfort pracując z domu. Dlatego podczas zamykania biur, pracownicy mieli możliwość  zabrać z nich sprzęt taki jak: klawiatury, monitory czy fotele. 

Katarzyna Klimek: Faktycznie zgodzę się z Martyną. Organizacyjnie wszystko bardzo sprawnie poszło. Jesteśmy firmą, którą jest remote-first, więc nie trzeba było dużych nakładów logistycznych aby dostosować się do nowej rzeczywistości. Chciałabym dodać, że decyzja o całkowitym przejściu na pracę zdalną była u nas podjęta dużo szybciej niż w innych firmach – aż o półtora tygodnia wcześniej. Moim zdaniem to była bardzo dobra decyzja. 

Paulina: Z jakich narzędzi wspierających rekrutację online korzystacie na co dzień? Czy jakieś rozwiązania są Wam szczególnie bliskie? Może macie jakieś nowe narzędzia, które warto polecić innym?

Kasia: Podstawowym narzędziem do rozmów z kandydatami i do spotkań video jest Google Meet. Jeżeli chodzi o ATS (system śledzenia aplikacji), to jest to Workable. Do umawiania spotkań wykorzystujemy Calendly. Natomiast Slack służy u nas do komunikacji wewnątrz organizacji. Z e-maila korzystamy rzadko, głównie w komunikacji zewnętrznej. Mamy też cały pakiet Google Drive. 

PP: Aktualnie – można powiedzieć – jesteśmy w trybie pracy zdalnej „wymuszonej”. Na przekór chcę zapytać Was o jej pozytywy. Jakie są plusy funkcjonowania organizacji w takim wydaniu?

Kasia: Mimo tego, że to trudna sytuacja, to faktycznie widzę wiele pozytywów. Na pewno bardziej zżyliśmy się w naszym zespole rekrutacyjnym, mocno się wspieramy w tym czasie. Więcej uwagi poświęcamy na początku spotkania na rozmowy niekoniecznie o pracy, ale o tym, co się u nas dzieje. To nam pokazało, że w trudnej sytuacji jesteśmy w stanie się jeszcze bardziej wspierać. Codziennie zaczęliśmy się witać i żegnać na Slacku. Pozytywną rzeczą jest też to, że stworzyliśmy listę na Spotify i osoba, która zaczyna pracę jako pierwsza, udostępnia piosenkę na dany dzień… To pokazuje, że w trudnych sytuacjach lgniemy do siebie, wspieramy się. Ja ze swojej perspektywy widzę paradoksalnie większą integrację całego zespołu.

 

Drugą kwestią jest zdobywanie wiedzy i dzielenie się nią – tego też jest zdecydowanie więcej. W pierwszych dniach pandemii, gdy zaczęto masowo odwoływać wszystkie konferencje i szkolenia byłam bardzo rozczarowana. Na szczęście wiele wydarzeń zostało przeorganizowanych i odbyły się finalnie w wersji online. Nie muszę już jechać z Lublina do Warszawy – wystarczy, że kliknę i już jestem! To jest bardzo fajne. My też jako Netguru dużo bardziej dzielimy się wiedzą. Na przykład pomagamy innym firmom w przejściu na pracę zdalną.

PP: Martyna, a jak to wszystko wygląda z Twojej perspektywy, czyli osoby, która jednak w tym biurze była dużo częściej?

Martyna: Zdecydowanie zgadzam się z Kasią. Zwróciłabym jeszcze uwagę na efektywność pracy. To może być oczywiście kwestia sporna, bo wiele osób mówi, że nie są tak efektywni w domu, że mają dużo więcej rozpraszaczy. Ja zaczęłam się mocno na tym skupiać i planować swój dzień o wiele bardziej świadomie. Nie jestem jeszcze ekspertem, na pewno widzę dużo obszarów, które mogłabym poprawić, czy usprawnień, które mogłabym wdrożyć. Jednak uważam, że paradoksalnie jesteśmy w stanie zrobić więcej z domu. 

Wydaje mi się, że cenne jest to, żeby jeśli oczywiście mamy taką możliwość poobserwować siebie: kiedy jesteśmy bardziej efektywni czy rano, czy popołudniami, i do tego dopasować swój kalendarz. Np. zadania wymagające dużego skupienia robić z samego rana. Widzę po sobie, że to po południu mam zdecydowanie więcej energii, dlatego środek dnia najczęściej przeznaczam na spotkania, odpisywanie na maile itp. Co warto podkreślić, praca zdalna daje mi zdecydowanie więcej możliwości na dopasowywanie swoich zadań, dzięki czemu lepiej kontroluję swój czas. Praca z domu pozwala mi zaoszczędzić dużo czasu, który inaczej traciłabym na podróże do biura i  z powrotem, czy poszukiwaniu sal na spotkania. 

Paulina: W Netguru kultura organizacji jest mocno rozwinięta, co więcej często jesteście inspiracją dla innych firm. Powiedzcie, czy kultura spotkań czy pracy w żaden sposób nie ucierpiała przez koronawirusa, a może wręcz przeciwnie udało Wam się wprowadzić coś nowego? 

Kasia: Muszę przyznać, że w pierwszym momencie się przestraszyłam i czułam rozczarowanie, zwłaszcza, że byliśmy zmuszeni  przesunąć naszą coroczną konferencję, w której bierze udział cały zespół Netguru. Sporo dodatkowych okazji do spotkań nas ominęło i pomyślałam, że to może być duża strata, zwłaszcza dla mnie, osoby pracującej zdalnie. W bardzo szybkim czasie pojawiło się naprawdę dużo inicjatyw online, które pozwoliły nam się jeszcze mocniej zżyć jako zespół.

Każdego dnia jest poranny stretching – jest to inicjatywa jednej z osób z naszej firmy. Raz w tygodniu mamy dodatkowo popołudniową jogę z profesjonalnym instruktorem to też nowa inicjatywa. Organizujemy spotkania online, dzielimy się swoimi zainteresowaniami – to kolejna okazja do tego, żeby się jeszcze lepiej poznać.

Martyna: Ten czas na pewno wpłynął pozytywnie na naszą kulturę. Mamy też nową aplikację, Donut chat, która paruje osoby i tworzy dla nich nową konwersację na Slacku, poprzez którą można umówić się na krótkie spotkanie. To okazja, aby poznać pracowników firmy, z którymi wcześniej nie mieliśmy okazji porozmawiać. To możliwość oderwania się od codziennej pracy, a w tych ciężkich dla nas czasach jest to szczególnie ważne.

Paulina: Martyna na początku rozmowy wspomniała o optymalizacji pracy. Jak usprawnić pracę, aby była ona jeszcze bardziej efektywna w czasie home office? Czy z Twojego doświadczenia Kasiu, są potrzebne zmiany w pracy osób, które i tak już pracowały 100% zdalnie?

Kasia: Ja w pełni zdalnie pracowałam 6 miesięcy, co było dla mnie takim okresem adaptacji, więc te dodatkowe dwa miesiące były kolejnymi zmianami. W normalnych warunkach było mi zdecydowanie łatwiej, bo o 17 zamykałam laptopa i wychodziłam z domu, bo byłam umówiona, czy to na siłownię, czy z przyjaciółką na mieście. Trzeba więc było tego laptopa zamknąć. A teraz jest z tym problem, szczególnie, że jestem osobą, która po południu ma dużo energii i tyle pomysłów, że trudno mi czasami skończyć pracę. Nie wynika to z nadmiaru pracy, ale z tego, że zacierają się granice pomiędzy pracą a czasem wolnym. Powiem szczerze, że ja ciągle nad tym balansem pracuję. Niedawno mieliśmy spotkanie z całym zespołem, na którym dzieliliśmy się naszymi dobrymi praktykami jeżeli chodzi o pracę zdalną, dzięki czemu zebrałam masę sugestii od zespołu i staram się je teraz wdrożyć.

U nas w teamie pojawiły się m.in. takie sugestie, że ważne jest, aby mocno zaznaczyć koniec dnia pracy. Na przykład planujemy wyjście na spacer, na rower czy jakieś inne aktywności, aby mieć motywację do tego, żeby faktycznie skończyć punktualnie. Dobre jest nawet przejście do innego pokoju, aby być offline. Ja też nie lubię planować zaraz po pracy obowiązków typu sprawdzanie prywatnej poczty czy płacenie rachunków, bo już nie mogę patrzeć na komputer. Dla mnie fajny moment zakończenia pracy to np. spacer. Nie sprawdzam już wtedy Slacka ani maila, bo wtedy faktycznie trudno wyjść głową z pracy. 

Martyna: Ja miałam natomiast taki problem, że otwierałam laptopa, odczytywałam pierwsze maile, a w międzyczasie przygotowywałam się do pracy i jadłam śniadanie. Zauważyłam, że nie wpływa to pozytywnie na moją efektywność. Teraz mam zupełnie inne podejście najpierw przygotowuję wszystko, a dopiero później siadam i zaczynam normalnie dzień. Tak jak Kasia wspomniała warto ustalić sobie, o której chcemy skończyć pracę. To jest bardzo istotne, ponieważ wcześniej, jak pracowałam z biura, to widziałam, że jest godzina 17:00, większość osób już opuszcza miejsce pracy, więc automatycznie w mojej głowie pojawiał się komunikat “Pora iść do domu”. Powrót do domu pozwalał przerzucić myśli z trybu pracy na odpoczynek.

Praca z biura dawała mi możliwość codziennego kontaktu z zespołem i porozmawiania na trochę luźniejsze tematy. W obecnej sytuacji nadal chcemy mieć ze sobą kontakt, dlatego gdy planujemy spotkania, to zakładamy, że będą one trwały trochę dłużej. Dzięki temu mamy możliwość porozmawiania nie tylko o pracy. Ostatnio dużo współpracuję z Kasią i często zdarza nam się odbiegać od tematu, ale czujemy, że jest nam to po prostu potrzebne.

Warto pamiętać o stałych posiłkach i piciu dużej ilości wody. Często zapominamy o tym pracując z domu. Istotne są też  przerwy między spotkaniami, dzięki którym chociaż na chwilę możemy oderwać się od komputera.

Paulina: Podpytam jeszcze przekornie, czy udaje Ci się wyszykować na konkretną godzinę, np. jak założysz, że zaczynasz o 9:00? 

Martyna: Jeżeli faktycznie chcę zacząć o 9:00, to najlepszym sposobem jest umówienie spotkania na tę godzinę. Przykładowo, dziś od rana miałam kilka spotkań, więc wiedziałam, że muszę zjeść śniadanie i pomalować się dużo wcześniej.

Paulina: Bardzo dziękuję Wam za tę masę inspiracji i uchylenia rąbka tajemnicy na temat ostatnich zmian i usprawnień w Netguru. To nie koniec naszych rozmów! W kolejnej części porozmawiamy na temat zdalnych rekrutacji, a także well-being i work-life-balance, nie tylko w czasie kryzysu.

Kolejne dwie części rozmowy opublikujemy w dwa najbliższe piątki 🙂