Czy życie rekrutera IT zmieniło się w czasach pandemii?

Wywiad z Martyną i Kasią z firmy Netguru, cz. 2

W zeszłym tygodniu opublikowaliśmy pierwszą część naszego wywiadu z Martyną i Kasią z firmy Netguru. W rozmowie z Paulina z Hello HR rekruterki opowiadały między innymi o zmianach, jakie zaszły w ostatnich miesiącach w funkcjonowaniu Netguru, kulturze organizacji, a także o usprawnieniach, które pozytywnie wpływają na efektywność podczas pracy z domu. Druga część rozmowy poświęcona jest przede wszystkim rekrutacji oraz candidate experience. Warto dodać, że również przed pandemią i wprowadzeniem obostrzeń związanych ze społeczną izolacją, firma Netguru prowadziła rozmowy rekrutacyjne online.

Część 2. Rekrutacja

Paulina Płoska: Na co dzień zajmujecie się rekrutacją, w tym jesteście ekspertami. Jak w ostatnim czasie zmieniło się podejście do rekrutacji w Netguru?

Katarzyna Klimek: Największe zmiany dotyczyły wstrzymania niektórych procesów rekrutacyjnych. W przypadku ofert, które zostały zawieszone, kandydat ma możliwość wyboru: uczestniczyć w procesie rekrutacyjnym już teraz, lub wstrzymać się z udziałem aż do momentu odmrożenia rekrutacji na danym stanowisku. Transparentna komunikacja jest dla nas kluczowa – zależy nam, aby każda osoba rozważająca dołączenie do Netguru miała pełną wiedzę na temat aktualnej sytuacji i na tej podstawie podjął decyzję.

Informujemy kandydatów o sytuacji wewnątrz firmy – o krokach, które zostały podjęte przez przypisany do tego zespół operacyjny, odpowiedzialny za zapewnienie jak największego bezpieczeństwa naszym pracownikom i klientom. Dzielimy się tymi informacjami, ponieważ chcemy, aby każdy potencjalny kandydat miał pełną wiedzę na ten temat. Dzięki temu podjęcie decyzji o udziale w wybranym procesie rekrutacyjnym jest o wiele bardziej świadome. W Netguru jedną z naszych wartości jest m.in. transparentność i wierzymy, że zaufanie powinno być budowane od samego początku.

Odnosząc się do samego procesu rekrutacji, nie wprowadziliśmy w nim żadnych diametralnych zmian. Pracujemy na tych samych narzędziach co wcześniej. Jedyną zmianą widoczną w końcowej części procesu była forma onboardingu – aktualnie odbywa się on w formie zdalnej. Mimo że pandemia nie wpłynęła na rynek IT porównywalnie do np. branży turystycznej, zdecydowaliśmy się wesprzeć freelancerów, oferując im rekrutację na konkretne projekty poprzez platformę Talent Marketplace.

Martyna Stafa: Transparentna komunikacja z kandydatami zawsze była naszym priorytetem, czego rezultatem było pozostawanie z nimi w stałym kontakcie. Wszelkie zmiany na rynku pracy będące rezultatem pandemii sprawiły, że ten kontakt jest jeszcze bardziej regularny. W swojej pracy zaobserwowałam dużo częstsze kontakty telefoniczne z kandydatami. Zależy mi, aby wszystkie istotne informacje do nich dotarły, unikając potencjalnych niedomówień. Nadal dzielimy się z kandydatami informacją zwrotną dotyczącą ich udziału w procesie rekrutacyjnym, dzięki czemu mają pełną wiedzę na temat obszarów, w których poradzili sobie najlepiej, oraz tych, które wymagają od nich dalszego poszerzania wiedzy.

Paulina: A co z przygotowaniem kandydata do rozmowy rekrutacyjnej? Czy podejmujecie jakieś dodatkowe kroki lub macie wypracowane dobre praktyki, zanim w ogóle dojdzie do spotkania online?

Martyna: Na samym początku zawsze informujemy kandydata o tym, jak wygląda cały proces rekrutacji i jak będzie przebiegał każdy poszczególny jego etap. Dzięki temu kandydaci są w stanie podjąć świadomą decyzję o aplikacji i dalszym udziale w procesie.

Zapraszając kandydata na rozmowę rekrutacyjną informujemy go o kwestiach organizacyjnych: czasie jej trwania i osobach, które będą brały w niej udział z ramienia Netguru. Przypominamy kandydatom o sprawdzeniu mikrofonu i kamery, informując ich z wyprzedzeniem czasowym, że rozmowa odbędzie się w formie wideokonferencji. Zależy nam, aby każdy kandydat miał takie same szanse, dlatego zadajemy również pytania dotyczące niepełnosprawności, aby uniknąć błędnej oceny sytuacji, w której np. kandydat nie dosłyszał pytania, a tak naprawdę zna na nie odpowiedź. Ponadto każdy kandydat otrzymuje od nas informacje merytoryczne dotyczące formy i celu rozmowy, aby mógł się do niej jak najlepiej przygotować.

W Netguru tworzymy wiele zróżnicowanych treści, które kierujemy m.in. do potencjalnych kandydatów. Naszym celem jest przedstawienie, jak Netguru działa od wewnątrz: jaką mamy kulturę organizacyjną, jak wygląda nasza codzienna praca, piszemy także artykuły pełne informacji i rad dotyczących przygotowania się do procesu rekrutacyjnego na dane stanowisko, w oparciu o prawdziwe historie naszych pracowników, które kandydaci mogą znaleźć na naszym blogu.

Paulina: Jakich rad możecie udzielić innym rekruterom, którzy dopiero rozpoczynają swoją przygodę z rekrutacją lub ze spotkaniami online? Czy możecie wskazać trzy najważniejsze elementy?

Kasia: Rada numer jeden, którą chciałabym się podzielić ze względu na to, że sama przeszłam wiele procesów rekrutacyjnych jako kandydat – to zadbanie o doświadczenie kandydata. Ważne jest, aby czuł się on bezpiecznie i wiedział, czego się spodziewać na każdym etapie rekrutacji. Pomoże to zminimalizować stres wynikający z nowej sytuacji, który często może mieć bardzo negatywny wpływ na sposób autoprezentacji kandydata. Nadal pamiętam czas, w którym sama brałam udział w rekrutacjach – rozmowy prowadzone w trybie online stresowały mnie o wiele bardziej niż tradycyjne, odbywające się w siedzibie firmy. Wynikało to z tego, że rekrutacja online nie była wówczas tak popularna, a ja nie miałam wtedy żadnego doświadczenia w pracy zdalnej.

Każda rozmowa powinna zacząć się od wstępu, w którym opiszemy jej etapy i ogólny przebieg. Aby zminimalizować stres kandydata, pomocne może okazać się przedstawienie potencjalnych sytuacji, w których rozmowa może zostać zakłócona lub przerwana ze względu na np. problemy techniczne – zapewniając go, że nic się wówczas nie stanie i rozmowa będzie wznowiona i kontynuowana.

Paulina: Jakich cech szukacie rekrutując osoby na stanowiska funkcjonujące na zasadach 100% pracy zdalnej? Czy rekrutacja osób na stanowiska stacjonarne różni się od tych zdalnych?

Martyna: Komunikacja twarzą w twarz a komunikacja pisana, przeważająca przy pracy zdalnej, bardzo się od siebie różnią, dlatego podczas rozmów badamy, jak kandydat przyjmuje feedback. Zwracamy również uwagę na to, w jaki sposób kandydat udziela nam feedbacku. Jest to dla nas ważne w kontekście zdalnie współpracujących ze sobą członków i zespołu. Na pewno zwracamy także uwagę na to, jak kandydaci zarządzają swoim czasem podczas pracy zdalnej. Podczas rozmów rekrutacyjnych sprawdzamy te umiejętności na praktycznych przykładach. Umiejętność priorytetyzacji również jest dla nas niezwykle istotna, ponieważ często pracujemy przy kilku projektach jednocześnie.

Kasia: Zgadzam się, że zarządzanie czasem jest bardzo istotne. Od siebie mogę jeszcze dodać, że zadania, o których wspomniała Martyna, nie mają jednej poprawnej odpowiedzi, natomiast bardzo jasno pokazują nam tok myślenia kandydata. Pytamy kandydatów o ich poprzednie doświadczenia dotyczące pracy, podczas których mieli do dostarczenia wiele istotnych zdań w bardzo krótkim okresie czasu. Prosimy ich o opisanie, jak sobie z tym poradzili. Zdarza się też, że opisujemy dwa zadania i prosimy kandydatów o wytłumaczenie, którym zadaniem zajęliby się najpierw i dlaczego. Sprawdzamy umiejętności komunikacyjne kandydatów, z naciskiem na sytuacje dotyczące pracy w zespole rozproszonym. W tym wypadku również nie istnieje jedna, idealna odpowiedź – chodzi nam o poznanie preferowanych przez kandydatów sposobów komunikacji, które są dla nich najbardziej efektywne.

Paulina: Kasiu, czy Ty masz jeszcze jakieś dodatkowe usprawnienia, które w ostatnim czasie wprowadziłaś? Czy może w pracy Waszego zespołu wprowadziliście do procesów rekrutacyjnych jakieś zmiany i widzisz, że pozytywnie wpływają  na kandydatów? 

Kasia: Jakiś czas temu wprowadziliśmy tzw. Initial Contact Time, który określa czas między odebraniem aplikacji a pierwszym kontaktem z kandydatem. Zależy nam, aby nie zostawiać kandydatów bez odpowiedzi, dlatego ustaliliśmy, że należy skontaktować się z nim w ciągu maksymalnie 10 godzin biznesowych. Aktualnie, po otrzymaniu aplikacji online kontaktujemy się z każdym kandydatem drogą mailową. Dziękujemy im za ich aplikację, informujemy o konkretnym terminie, w którym wrócimy do nich z informacją zwrotną dotyczącą ich CV, i o ewentualnych dalszych kroków, które zostaną podjęte po pozytywnym rozpatrzeniu ich aplikacji.

Paulina: Powiedziałyśmy już o tym, co robić, aby spotkania online były na wysokim poziomie, więc chciałabym zapytać Was o zachowania, których lepiej się wystrzegać. Czego unikać podczas procesów rekrutacyjnych online oraz spotkań zespołowych podczas pracy zdalnej?

Kasia:Podczas rozmowy rekrutacyjnej czy spotkania zespołu online warto wystrzegać się robienia kilku rzeczy naraz. Aby uniknąć niedomówień, powinniśmy poinformować kandydata lub zespół, jeżeli w trakcie spotkania będziemy robić notatki, unikając tym samym podejrzeń, że nie poświęcamy kandydatowi czy zespołowi 100% naszej uwagi. W przypadku rozmowy rekrutacyjnej jest to bardzo ważne – notatki są niezbędne, aby udzielić kandydatowi szczegółowej informacji zwrotnej po rozmowie.

Martyna: Często podczas rozmów rekrutacyjnych udostępniamy ekran. Warto wyłączyć notyfikacje z komunikatorów takich jak Slack czy Gmail, aby rozmówca nie widział treści naszych wiadomości.

Paulina: Bardzo dziękuję za wszystkie wskazówki dla naszych Czytelników! To jeszcze nie koniec naszego wywiadu. W kolejnej części porozmawiamy o tym, jak zachować równowagę między pracą a życiem prywatnym, czyli o work-life-balance, a także o well-being w organizacji pracującej 100% zdalnie. Martyna i Kasia odpowiedzą także jak z ich perspektywy zmieniło się życie rekrutera IT.

 

Ostatnią część naszej rozmowy przeczytasz tutaj! 🙂