Czy powiększyć zespół? Czyli co trzeba rozważyć przed rozpoczęciem rekrutacji.

Rekrutacja to temat, który dotyka każdego managera. Osoba, która zarządza zespołem, prędzej czy później, staje przed trudnym pytaniem czy jest to odpowiedni moment, żeby go powiększyć. Przy podejmowaniu takich decyzji należy rozważyć różne aspekty ze styku potrzeb biznesu i pracowników. Dogłębna analiza sześciu kluczowych obszarów pozwoli podjąć odpowiedzialną decyzję opartą na faktach, która będzie mieć pozytywny wpływ zarówno na morale jak i na samą organizację. Poniżej znajdują się wskazówki, które mogą pomóc uzyskać szerszą perspektywę na kwestie powiększania zespołu.

 

Paulina Leja– HR Business Partner i konsultantka HR, autorka branżowych publikacji, wykładowczyni. Na co dzień współpracuje głównie z organizacjami z branży IT, prowadzi szkolenia zakresu zarządzania zasobami ludzkimi, budowania marki pracodawcy, projektowania rozwiązań oraz kompetencji miękkich, a także pomaga osobom poszukującym pracy. Aktywnie wspiera agencję rekrutacyjną Scale Up w tworzeniu różnorodnych treści.

 

 

Kiedy potrzebna jest rekrutacja? 

Rozpoczęcie rekrutacji najczęściej ma miejsce w dwóch sytuacjach – w przypadku odejścia pracownika lub konieczności powiększenia zespołu. O ile w pierwszej z nich trzeba rozważyć czy nadal istnieje zapotrzebowanie na pracę wykonywaną przez żegnającą się osobę i czy nie zmienił się budżet, to druga jest o wiele bardziej niejednoznaczna. Skąd bowiem manager ma wiedzieć, że przyszedł odpowiedni moment na powiększenie zespołu? To odpowiedzialna decyzja, która najczęściej nie jest łatwa. Chodzi w końcu o nawiązanie długotrwałej współpracy, w ramach której zapewnić należy zarówno zadania do wykonania, możliwości rozwoju, jak i stałą pensję. W takim przypadku trzeba rozważyć sześć aspektów. 

 

1. Przewidywane obciążenie zespołu

Sytuacja w zespole staje się “gorąca”, pracy jest zauważalnie więcej niż ludzi, zadania tracą na jakości lub nie są w pełni wykonywane. Wbrew pozorom nie jest to jednoznaczny sygnał do wystartowania z rekrutacją. Należy wówczas w pierwszej kolejności rozważyć, czy ten stan ma być permanentny, czy też ilość pracy będzie najprawdopodobniej rosnąć, a może spadać. Chwilowe zwiększenie obłożenia zadaniami, nawet jeśli pilne, może wrócić do normy i to zanim dołączy nowa osoba. W takim przypadku pomóc może nawiązanie współpracy z bardziej elastycznymi freelancerami.

W momencie, gdy doszło do stałego obłożenia dodatkowymi obowiązkami w pierwszej kolejności trzeba rozważyć czy da się zoptymalizować powtarzalne zadania i uwolnić dodatkowy czas. Być może wystarczy on do realizacji nadprogramowej pracy. Ewentualnie zastanowić się można nad przekazaniem części odpowiedzialności innym zespołom, które cierpią na niedobór wyzwań. Jeżeli takie czynności nie są możliwe, nie przynoszą efektów lub jeśli przewidywana ilość zadań ma stale rosnąć – czas startować z rekrutacją!

 

2. Morale

Ze względu na próbę wyważenia interesu firmy dość często spotykana jest sytuacja, kiedy pracownicy miesiącami obłożeni są nieco ponad swoje siły. To jednoznacznie wpływa na ich samopoczucie, ponieważ mogą mieć wrażenie, że niezależnie od tego co zrobią i tak nie wyrobią się z bieżącą pracą. Jeżeli dominuje atmosfera bezsensu, a dodatkowe obowiązki nie staną się wyzwaniem, tylko iskrą w beczce prochu – trzeba działać. Nawet jeśli sytuacja jest chwilowa, to informacja o rozpoczęciu rekrutacji może stanowić pocieszenie i pozwolić zespołowi wytrzymać przesyt zadań. Finalnie chwilowe zwiększenie intensywności pracy może stać się bodźcem do nawiązania kolejnej współpracy i podzielenia od dawna nadmiarowych obowiązków. 

 

3. Zaległości 

Lista usprawnień, które warto zrobić, ale nikt nie ma czasu nigdy się nie kończy? Nowe pomysły nie są realizowane, ponieważ codzienne obowiązki pochłaniają w pełni każdego członka zespołu? W takiej sytuacji warto rozważyć start rekrutacji, zwłaszcza w kiedy na horyzoncie widnieją dodatkowe zadania. Najprawdopodobniej pracownicy chętnie podniosą jakość swojej pracy, a być może zaproponują nawet zaskakujące innowacje. Trzeba im jednak na to pozwolić i dać choć trochę przestrzeni na nowe projekty. W zależności od rozmiaru odkładanych zaległości w takiej sytuacji warto przemyśleć potrzeby poziom specjalizacji nowej osoby, która odciąży zespół (być może rozwiązaniem stanie się nawet stażysta).

 

4. Efektywność 

W czasach epoki słusznie minionej funkcjonowało znane powiedzenie “czy się stoi czy się leży dwa tysiące się należy!”. Zdarza się, że pracownik przemyci część takiej mentalności lub ze względu na organizację działań, nie będzie wiedział co dokładnie jest do zrobienia. Brak realizacji zadań powinien być sygnałem, żeby przyjrzeć się systemom pracy i komunikacji, a w drugiej kolejności upewnić się, że zespół wykorzystuje swoje możliwości. Dodatkowo, co podkreślę jeszcze raz, warto zastanowić się nad możliwościami automatyzacji i optymalizacji powtarzalnych czynności.

 

5. Wymiar nadmiarowej pracy

Co może być zaskoczeniem dla niektórych managerów, odpowiedzią na pytanie na ile trzeba oszacować wymiar czasu potrzebny na zrealizowanie nadmiarowych obowiązków, żeby wystartować z nowym etatem – nie jest 40 godzin tygodniowo. Każda nowa osoba generuje dodatkowy narzut komunikacyjny, ale także nową wiedzę i umiejętności, które musi zdobyć lub którymi będzie chciała się podzielić z zespołem. Dodatkowo pełen wymiar pracy uwzględnia przerwy zarówno na regenerację jak i na budowanie relacji. Dlatego zawsze warto uwzględnić kilka dodatkowych godzin, do przewidywanego obciążenia nowej osoby.. 

Równocześnie należy również pamiętać, że pełen proces rekrutacji – od decyzji o zatrudnieniu do przyjęcia oferty przez kandydata trwa średnio miesiąc do dwóch. Do tego trzeba trzeba doliczyć okres wypowiedzenia, który trwa najczęściej od 1-3 miesięcy. Oczywiście może trafić się osoba dostępna od zaraz – jednak nie ma co na to się nastawiać. Dodając do tego czas na wdrożenie pracownika – pytanie nie brzmi jak teraz wygląda nadmiar pracy, ale jak będzie on wyglądać za dwa-trzy, a nawet cztery miesiące.

 

6. Budżet 

W idealnym świecie, jeżeli powyższe kwestie jednoznacznie świadczą za zatrudnieniem, to rekrutacja powinna wystartować. W rzeczywistym nie można zapominać o kwestiach finansowych. Innymi słowy trzeba przemyśleć – czy mamy za co zapłacić nowej osobie. Niestety nie zawsze odpowiedź jest łatwa czy pozytywna. Natomiast przedstawione obszary mogą stanowić poważne argumenty, w oparciu o które warto zawalczyć o pieniądze. Być może zgodę poprzedzić muszą długotrwałe negocjacje z klientami lub z prezesem, jednak finalnie koszt niedoborów pracowników może być znacznie większy (z powodu masowych odejść, pilnych rekrutacji i szybkiego wdrażania). 

 

To zatrudniać czy nie?

Podejmowanie decyzji o powiększeniu zespołu i wybór odpowiedniej osoby może brzmieć jak duże wyzwanie. Wynika to z tego, że jest to odpowiedzialna decyzja, która wpłynie na finanse firmy, funkcjonowanie zespołu, pracę samego managera, a także na życie nowego pracownika. Dlatego warto jest dobrze się do niej przygotować i przyjrzeć się jak praca wygląda przez ostatnie miesiące, jaka jest obecna sytuacja i jakie są prognozy. Nie można również pomijać aspektów biznesowych w postaci budżetu wraz ze strategią i prognozami na dany zespół, a także kwestii emocjonalnych – czyli morale zespołu. Wszystkie te czynniki pozwolą podjąć świadomą oraz odpowiedzialną decyzję w zakresie rozwijania zespołu.